Toimittajarekisteri

Ostot -kohdasta päästään käsittelemään Toimittajarekisterin tietoja.

Rekisterit koostuvat osarekistereistä, joita ovat Toimittajarekisteri Ostot -osiossa, Asiakasrekisteri Myynnit -osiossa ja Henkilörekisteri Matka- ja kululaskut -osiossa. Liikekumppaneihin - kuten asiakkaisiin, toimittajiin ja henkilöihin - voidaan kohdistaa erilaisia toimintoja ja muokata niiden tietoja. Käyttäjän käyttöoikeuksista riippuu, minkä osarekisterin tietoihin hän pääsee.

Hae toimittajat

Toimittajia haettaessa hakuehtoja voidaan tarkentaa toimittajan nimen, asiakasnumeron, tunnuksen, toimittaja- tai pääryhmän perusteella.

Nimen, tunnuksen tai asiakasnumeron avulla haettaessa riittää myös osateksti. Haettaessa toimittajaa nimeltä ProCountor voidaan kirjoittaa hakuehtoon Pro tai Countor, mikäli Hakujen täydennys ei ole päällä. Hakuihin voidaan yhdistää vapaasti *- ja ?-merkkejä, joista "*" vastaa mitä tahansa merkkijonoa (myös tyhjää, eli haku Pro*Countor tuo myös ProCountorin) ja "?" mitä tahansa yhtä merkkiä (jokin merkki, esimerkiksi välilyönti, on oltava. Toisin sanoen haku Pro?Countor ei tuo ProCountoria).

Toimittajaryhmä -alasvetovalikon perässä oleva Hae -painike avaa toimittajaryhmän hakuikkunan, josta ryhmä voidaan hakea syöttämällä osa sen nimestä.

Hae toimittajat -painiketta sivun yläreunassa painetaan, kun hakuehdot on asetettu. Jos haetaan pelkästään Toimittajia ilman muita rajausehtoja, ei painiketta tarvitse painaa lainkaan, mikäli Automaattihaku on päällä.

Hakutulos tulostuu hakuehtojen ja niiden alapuolella olevan painikerivin alle.

Hallinta

Hallinta -painiketta painetaan, kun halutaan etsiä toimittajia hallintatietojen avulla. Tällöin sivun yläosan hakuehtokenttänäkymä muuttuu, jolloin päästään hakemaan liikekumppaneita Toimittajan hallinta -sivun tietoja perusteella. Hakuehtoina voidaan käyttää toimittajan sen hetkistä tilaa tai vastuuhenkilöä. Toimenpiteellä haettaessa voidaan määritellä aikaväli, jolloin kyseinen toimenpide esiintyy tai on esiintymättä. Muistiinpanoihin syötettyjä tekstejä voidaan hakea vapaalla tekstihaulla. Painamalla Hallinta -painiketta uudestaan saadaan näkyviin perushakuehtokenttänäkymä.

Hakutuloslistalta valitaan toimittaja ja painetaan Näytä hallinta -painiketta, jolloin päästään toimittajan Hallinta -sivulle. Hallinta -sivulle päästään myös toimittajan perustieto -sivun Hallinta -painikkeella.

Tyhjennä

Tyhjennä -painikkeella kaikki asetetut hakuehdot saa poistettua.

Muokkaa useita

Muokkaa useita -painikkeen kautta useiden toimittajien tietojen muuttaminen onnistuu samalla kertaa. Painikkeesta avautuu Liikekumppanien joukkomuokkaus -sivu, jossa haetaan muokattavat toimittajat. Liikekumppanien tyyppi on valittava, minkä lisäksi hakua voi rajata muilla ehdoilla, kuten liikekumppaniryhmällä. Hae liikekumppanit -painikkeella saa sivun alaosaan listan hakuehdot täyttävistä toimittajista.

Muokattavat toimittajat valitaan klikkaamalla vasemmanpuolimmaista sarakketta tai painamalla Valitse kaikki -painiketta.

Muokkaa liikekumppaneita -painiketta painetaan, kun muokattavat toimittajat on valittu, jolloin tulee ilmoitus, jossa on listattu valitut toimittajat. Toimenpidettä voi joko jatkaa tai perua sen. Tämän jälkeen aukeaa ikkuna, jossa pääsee valitsemaan, mitä tietoja haluaa muokata.

Toimittajilla voi esimerkiksi muokata laskun asiatarkastaja/hyväksyjä -tietoja, kun henkilökunnassa tapahtuu muutoksia. Tilinumeron muokkauksesta löytyy vaihtoehto "Muuta IBAN muotoon" -jolla valittujen toimittajien tilinumero muutetaan IBAN-muotoon. Jos korvaa merkkijonon nimessä toisella, korvaantuu se sekä nimessä, laskutusosoitteen nimessä että toimitusosoitteen nimessä. Valinnalla Numeroi numeroimattomat annetaan asiakasnumero valituista toimittajista niille, joilla ei ole numeroa.

Toimittajien muokattavissa olevat tiedot

Takaisin -painike palauttaa Liikekumppanit -sivulle.

Näytä perustiedot

Lue lisää perustiedoista.

Näytä hallinta

Näytä hallinta -painike avaa toimittajan Hallinta -sivun, jolle päästään syöttämään toimittajien hallintaan liittyviä tietoja. Tietoja voidaan käyttää toimittajien hakemiseen liikekumppanirekisteristä ja Liikekumppaniraportille. Asiakkaiden hallintatietoja voi tarkistella rekisteriraporteista löytyvällä CRM-raportilla. Hallintatietoihin voidaan hallinnoida toimittajilla esim. toimitusten toimivuudesta ja henkilöillä esim. käydyistä keskusteluista.

Tallenna -painikkeella hallintatietoihin tehdyt muutokset tallennetaan. Mikäli on lisätty, poistettu tai muokattu käytettävissä olevia tiloja tai toiminpiteitä, ei tietoja tarvitse erikseen tallentaa.

Näytä perustiedot -painike avaa toimittajan perustiedot -sivun.

Tilat -painikkeella pääsee lisäämään, poistamaan ja muokkaamaan käytettävissä olevia tiloja. Jos tilan poistaa, tyhjentyy tila -tieto kaikilta liikekumppaneilta, joilla kyseistä tilaa on käytetty. ProCountorissa ei ole valmiiksi määritelty mitään tiloja, vaan kukin yhtiö voi määritellä omaan toimintaansa sopivat tilat.

Toimenpiteet -painikkeella pääsee lisäämään, poistamaan ja muokkaamaan käytettävissä olevia toimenpiteitä. Jos toimenpiteen poistaa, tyhjentyy toimenpide-sarake kaikilta toimenpideriveiltä, joilla kyseistä toimenpidettä on käytetty. Itse toimenpiderivi ei poistu. ProCountorissa ei ole valmiiksi määritelty mitään toimenpiteitä, vaan kukin yhtiö voi määritellä omaan toimintaansa sopivat toimenpiteet.

HTML -painikkeella saa toimittajan hallintatiedot uuteen selainikkunaan html-muodossa.

Excel -painikkeella saa toimittajan hallintatiedot Excel -taulukkoon.

Edellinen ja Seuraava -painikkeilla pääsee selaamaan toimittajia. Painikkeet ovat näkyvissä siinä tapauksessa, kun Hallinta -sivulle on tultu liikekumppanien hausta ja hakutuloksessa on ollut enemmän kuin yksi toimittaja.

Sivun yläosaan määritellään toimittajan tila ja vastuuhenkilö, sekä voidaan syöttää rajattomasti muistiinpanoja. Vastuuhenkilöksi voidaan valita kuka tahansa yrityksen käyttäjistä.

Lisää -painikkeella toimittajalle kohdistetaan uusi toimenpide. Tällöin muodostuu uusi toimenpiderivi. Päiväykseksi tarjotaan kuluvaa päivää. Toimenpide valitaan olemassa olevien toimenpiteiden listalta klikkaamalla toimenpide -sarakkeen kenttää. Rivillä vastuuhenkilöksi tarjotaan sivun yläosan vastuuhenkilöä, mutta alasvetovalikosta voidaan valita kyseisen toimenpiteen vastuuhenkilöksi myös joku muu yrityksen käyttäjistä.

Lisätietoja ja Seuraava toimenpide -kenttiin voi syöttää vapaamuotoista tekstiä. Kyseiset kentät saa avattua omaan ikkunaan klikkaamalla hiiren oikeanpuoleista näppäintä ja valitsemalla valikosta kumman kentän haluaa avata. Kumpaankin kenttään pystyy syöttämään rajattoman määrän tekstiä. Toimenpiderivejä voidaan syöttää rajoittamaton määrä.

Poista -painikkeella saa poistettua toimittajalle kohdistetun toimenpiteen eli valitun toimenpiderivin.

Lisätietoihin voidaan tallentaa lisätietoja toimittajasta. Lisätiedot -osion tiedot vaikuttavat mm. laskuihin. Muut tiedot ovat informatiivisia.

Toimittajan ALV-oletus-% käytetään, kun laskulle lisätään rivejä käyttämättä tuoterekisterin tuotteita.

Toimittajalle voidaan määritellä vakioviite, joka tulee aina liikekumppanin laskuille ja tilauksille pankkiviitteeksi. Vakioviite voi olla 20 merkkiä pitkä.

Oletukset -painikkeesta aukeaa ikkuna, josta voi valita, haluaako käsitellä toimittajan Oletustilejä, Oletusdimensioita vai Oletustuotteita. Mikäli mitään niistä ei halua käsitellä, valitaan Peruuta.

Oletustilit -valinta avaa sivun, jolla voi käydä asettamassa toimittajalle oletuskirjanpitotilit, joille ko. kumppanille laaditut laskut oletuksena kirjautuvat. Oletustilit vaihdetaan valitsemalla muutettava tili ja painamalla Vaihda tili ,jonka jälkeen tili haetaan tilikartasta. Jos laskun kirjanpito tehdään riveittäin, ja käytetään tuotteita, joille on määritelty oletustili, käytetään kirjauksissa tuotteen tiliä.

Oletustilit -sivulla voidaan myös määritellä toimittajan oletus ALV-status.

Liikekumppaniraportille tulee näkyviin myös oletus-ALV-status, kun raportille valitaan mukaan rekisterin tieto Oletustilit.

Oletusdimensiot -valinta avaa sivun, jolla päästään määrittelemään, mille dimensiolle ko. liikekumppanille laaditut laskut oletuksena kirjaantuvat.

Oletustuotteet -valinta avaa sivun, johon liikekumppanille pääsee syöttämään tuotteita, jotka tulevat oletusarvoisesti mukaan tehtäessä toimittajalle uutta laskua. Huom! Oletusmäärän ollessa nolla ei tuote tule oletusarvoisesti laskulle.

Tallenna -painikkeella toimittajan oletustuotteiden lisäykset ja poistot tallentaa.

Lisää -painikkeella toimittajan oletustuotteet/-palvelut voidaan hakea tuoterekisteristä. Aukeavalta listalta etsitään haluttu tuote. Listalla näkyvät rekisteriin syötetyt ostotuotteet toimittajilla.

Hae tuotteet -painiketta käyttäen voi tarkentaa hakua tuotenimen, -koodin ja -ryhmän avulla. Tuote valitaan klikkaamalla sen riviä. Useamman tuotteen voi valita samalla kertaa käyttäen hyväksi Ctrl- ja Vaihto-näppäimiä. Tuote ei voi olla kuin kerran oletustuotteena.

Uusi tuote -painikkeella voidaan Ostojen tuoterekisteri -sivulla täydentää tuoterekisteriä.

Valitse tuote -painikkeella valitut tuotteet siirtyvät liikekumppanille oletuksiksi. Jos valitsee useamman tuotteen samalla kertaa, tulee painikkeen painamisen jälkeen ikkuna, johon voi antaa tietoja, jotka tulevat kaikille valituille tuotteille. Tuotekortti -painikkeella pääse valitun tuotteen tuotekortille.

Oletustuotteiden perustiedot tulevat tuoterekisteristä, mutta niille voi liikekumppanikohtaisesti määritellä hinnan, alennus-%, ALV-% ja oletusmäärän. Laittamalla ruksin kohtaan eri hinta päästään syöttämään tuoterekisterin tiedoista poikkeava hinta. Laittamalla ruksin kohtaan eri alennus päästään syöttämään tuoterekisterin tiedoista poikkeava alennus-%. Laittamalla ruksin kohtaan eri ALV päästään valitsemaan tuotteelle tuoterekisterin tiedoista poikkeava ALV-%. Mikäli oletusmäärä on nolla, mutta tuotteelle on määritelty eri hinta, eri alennus tai eri ALV, ei tuote automaattisesti tule mukaan kun liikekumppanille tehdään uutta laskua. Jos laskulle valitaan tällainen tuote, käytetään silloin liikekumppanille määriteltyä hintaa/alennusta/ALV:tä. Tuotteelle voidaan myös syöttää oletus rivikommentti.

Poista -painikkeella poistetaan valittu oletustuote.

Poista kaikki -painikkeella poistetaan liikekumppanin kaikki oletustuotteet. Ennen poistoa tulee varmistuskysymys.

Voimassaoloajat -painikkeella päästään määrittelemään tuotekohtaisesti ajat, jolloin tehdyille laskuille oletustuote otetaan mukaan.

Liikekumppaniraportille tieto siitä, kuinka monta oletustuotetta liikekumppanille on määritelty, saadaan kun raportille valitaan mukaan rekisterin tieto Oletustuotteet.

Lisää

Lisää -painiketta painamalla pääsee lisäämään uuden toimittajan. Aukevasta kysymysikkunasta valitaan lisättävän toimittajan tyyppi, jonka jälkeen ohjelma avaa valitun toimittajatyypin mukaisen tyhjän perustietosivun.

Sivulle täytetään toimittajan tiedot ja tarpeen mukaan asetetaan oletustilit, -tuotteet ja dimensio-oletukset sekä lisä- ja hallintatiedot sivun yläreunassa olevien painikkeiden kautta. Toimittajia voidaan tuoda toisista järjestelmistä Aineiston sisäänluvun kautta.

Kopioi

Kopioi -painiketta painamalla voi kopioida hakutuloslistalta valitun toimittajan. Ensin kysytään, halutaanko liikekumppanin oletustilit, -dimensiot ja -tuotteet myös kopioida.

Ohjelma kysyy tämän jälkeen, halutaanko kopioidun kumppanin tiedot avata näytölle kopioinnin jälkeen vai ei. Kopioidun kumppanin nimen perään tulee ilmaisu (kopio). Y-tunnusta / henkilötunnusta ja asiakasnumeroa ei kopioida.

Poista

Poista -painiketta painamalla voi poistaa hakutuloslistalta valitun toimittajan. Ohjelma kysyy, halutaanko toimittaja poistaa kokonaan vai passivoida. Passiiviseksi asetetut toimittajat eivät näy rekistereissä ellei erikseen valita vaihtoehtoa Näytä myös passiiviset toimittajat.

Vie laskupohjalle

Vie laskupohjalle ja Vie laskulle -painikkeilta päästään tekemään toimittajalle uutta laskua.

Hae laskut -painike tuo hakutulokseksi kaikki toimittajalle kohdistetut laskut.