Tositteiden haku

Tositteiden haku -näkymä mahdollistaa ProCountoriin tallennettujen laskujen ja muiden tositteiden hakemisen ja käsittelemisen. Käytettävissä olevat toiminnot riippuvat käyttäjälle annetuista käyttöoikeuksista.

Tositteiden haun käyttöoikeudet

Jotta käyttäjällä on mahdollisuus tehdä Tositteiden haku -näkymällä mitään toimintoja liittyen myyntilaskuihin, täytyy hänellä olla vähintään katseluoikeudet kohtaan Myynnit / Hae myyntilaskuja. Jotta käyttäjällä on mahdollisuus tehdä mitään toimintoja liittyen osto-, matka- ja kululaskuihin, muistioihin sekä palkkalaskelmiin, täytyy hänellä olla vähintään katseluoikeudet kohtaan Ostot / Hae ostolaskuja.

Tositteiden hakeminen

Tositteiden haku -näkymä on jaettu kahteen osaan siten, että käytettävät hakuehdot määritetään sivun yläosan kentissä ja hakutulokset näytetään sivun alaosan taulukossa. Hakutulos näytetään hakuehtojen alapuolella ja hakutulokseen liittyvät toiminnot on kasattu valikoiksi hakutuloksen yhteyteen. Käytettäväksi valitut hakuehdot eivät palaudu oletuksiin ProCountor- istuntojen välillä. Varsinainen haku suoritetaan painamalla Hae laskut-painiketta.

Hakutoiminnot

Hae laskut-painike hakee annettuja hakuehtoja vastaavat tositteet ja listaa ne näkymän alaosan taulukossa.

Tyhjennä-painike tyhjentää annetut hakuehdot.

Omat haut -painikkeella voidaan tallentaa ja käyttää usein käytettyjä hakuehtojen yhdistelmiä (katso lisätietoja Omat haut-toiminnosta).

-painikkeella poistetaan hakuehto.

-painikkeella lisätään hakuehto.

Haun tyyppi -valikosta valitaan joko Laskujen haku, Avointen haku, Tarkastettavien haku tai Maksettavien haku.

Tositelaji ja Tila -hakuehdoissa ruksimalla Kaikki saadaan kerralla kaikki tositelajit tai tilat aktiivisiksi. Voidaan valita myös yksitellen ruksimalla käytettävät tositelajit ja tilat.

Tositelajit, joita ei voi hakea valitun haun tyypin kanssa ovat passiivisina.

Tositelaji-valinnat vaikuttavat siihen, mitä tiloja on valittavissa niin ettei valitulle tositelajille voi valita tilaa, jossa kyseinen tositelaji ei voi olla.

Hakuehtojen käyttäminen

Hakuehtoja voi yhdistellä haluamillaan tavoilla. Useamman hakuehdon käyttäminen toimii JA-hakuna eli hakutulokseen tulevat mukaan vain ne tositteet, jotka täyttävät kaikki annetut hakuehdot.

Tekstihakuihin voidaan yhdistää vapaasti *- ja ?-merkkejä, joista "*" vastaa mitä tahansa merkkijonoa (myös tyhjää) ja "?" mitä tahansa yhtä merkkiä.

Päivämäärillä haettaessa voidaan antaa joko pelkkä alkupäivä, jolloin tuodaan kaikki kyseistä päivästä eteenpäin olevat tiedot (mukaan lukien ko. päivä), pelkkä loppupäivä, jolloin tuodaan kaikki tiedot kyseiseen päivään asti (mukaan lukien ko. päivä) tai päivämääräväli.

Valittavissa olevat hakuehdot

Asiakasnumero

Hakuehto määrittää haun asiakasnumeron perusteella.

Asiakkaan osoite

Hakuehto määrittää haun asiakkaan osoitteen perusteella.

Dimensiot

Hakuehto määrittää haun valittujen dimensioiden perusteella.

Eräpäivä välillä

Hakuehto määrittää eräpäivän tositteet tietyllä ajanjaksolla.

Erääntyminen

Hakuehto määrittää ainoastaan Avointen haussa joko Erääntyneet tai Erääntymättömät tositteet.

Hallinnan vastuuhenkilö

Hakuehto määrittää haun Hallinta -näkymälle määritellyn Vastuuhenkilön perusteella.

Jaksotetut tositteet

Hakuehto määrittää haun joko vain jaksottamattomien tai vain jaksotettujen tositteiden perusteella.

Kirjanpitopäivä välillä

Hakuehto määrittää haun syötettyjen kirjanpitopäivien mukaan.

Kp-arvo ja valuutta

Hakuehto määrittää haun kirjanpitoarvon ja valuutan perusteella.

Kp-kausi välillä

Hakuehto määrittää kirjanpitokauden tositteet tietyllä ajanjaksolla.

Laskukanava

Hakuehto määrittää haun laskukanavan perusteella, esimerkiksi Posti tai Verkkolasku.

Laskun tapahtumatiedot

Kyseistä hakuehtoa käytettäessä muodostuvat sekä aikaväli-, että toimenpide-hakuehdot ja vapaa tekstikenttä tapahtuman tekijän nimeä varten. Laskun tapahtumatiedoista löytyy lisätietoa täältä.

Laskunumero

Hakuehto määrittää haun ohjelmassa olevan laskunumeron perusteella. Jos Laskuttajan laskunumero -kenttään on syötetty toimittajan laskulle antama numero, voidaan sillä hakea laskuja Tositteiden haun Laskunumero hakuehdolla.

Laskuryhmä

Hakuehto määrittää tositteiden haun tietyllä laskuryhmällä, esimerkiksi Joukkolasku.

Laskutusosoite

Hakuehto määrittää haun tositteella olevan laskutusosoitteen perusteella.

Laskut välillä

Hakuehto määrittää aikavälin, jolle päivätyt tositteet tulevat mukaan hakutulokseen.

Liikekumppaneille kohdistamattomat

Hakuehto määrittää haun siitä, haetaanko ainoastaan kohdistamattomat tositteet.

Liikekumppani, jolle kohdistettu

Hakuehto määrittää haun tositteelle kohdistetun liikekumppanin perusteella.

Liikekumppanipääryhmä

Hakuehto määrittää tositteiden haun joko asiakkaiden, toimittajien tai henkilöiden perusteella.

Liikekumppaniryhmä

Hakuehto määrittää tositteiden haun luotujen liikekumppaniryhmien perusteella.

Liikekumppaniryhmän rajaus

Hakuehto määrittää tositteiden haun nykyisen ryhmän tai laadintahetken liikekumppaniryhmän mukaan.

Lisätietoja

Hakuehto määrittää haun Lisätiedot –kentän termien perusteella.

Maksumuistutus lähetetty

Hakuehto määrittää haun joko siten että maksumuistutus on lähetetty tai ei ole lähetetty.

Maksupäivä välillä

Hakuehto määrittää haun kahden maksupäivän välillä.

Maksutapahtumat saakka

Hakuehto määrittää ainoastaan Avointen haussa maksutapahtumat tiettyyn päivämäärään saakka.

Muistiinpanoja

Hakuehto määrittää haun Muistiinpanoja –kentän termien perusteella.

Nimi

Hakuehto määrittää haun laskun nimen perusteella.

Nimikkeet

Hakuehto määrittää haun dimension nimikkeiden perusteella.

Omat asiatarkastettavat

Hakuehto määrittää haun omien asiatarkastattavien tositteiden perusteella.

Omat hyväksyttävät

Hakuehto määrittää haun omien hyväksyttävien tositteiden perusteella.

Perintä- ja viivästyskulut

Hakuehto määrittää haun perintä- ja viivästyskulujen perusteella.

Pääkirjatilit

Hakuehto määrittää haun valitun pääkirjatilin mukaan.

Tila

Hakuehto määrittää ne tilat, joissa olevat tositteet tulevat mukaan hakutulokseen (useamman tilan valinta samaan aikaan on mahdollista)

Toimitusosoite

Hakuehto määrittää haun liikekumppanin toimitusosoitteen perusteella.

Toimituspäivä välillä

Hakuehto määrittää haun toimituspäivien mukaan.

Tositelaji

Hakuehto määrittää ne tositelajit, jotka tulevat mukaan hakutulokseen (useamman tositelajin valinta samaan aikaan on mahdollista)

Tuotekoodi

Hakuehto määrittää haun tuotteen nimen perusteella.

Tuotteen nimi

Hakuehto määrittää haun tuotteen nimen perusteella.

Viimeisin muokkaaja

Hakuehto määrittää haun tositteen viimeisimmän muokkaajan perusteella.

Viitenumero

Hakuehto määrittää haun ohjelmassa olevan viitenumeron perusteella.

Y-tunnus

Hakuehto määrittää haun yrityksen seitsemännumeroisen tunnuksen perusteella.

Yhteyshenkilö

Hakuehto määrittää haun ohjelman asiakashallintaan merkityn yhteyshenkilön perusteella.

Tositelajeja, joihin käyttäjällä ei ole vähintään katseluoikeudet, ei näytetä valikossa. Näytettävät tositelajit määräytyvät käyttöoikeuksien mukaan seuraavasti:

• Myyntilaskut ja -tilaukset: vähintään katseluoikeudet kohtaan "Uusi myyntilasku" ja "Myyntilaskujen haku"
• Ostolaskut ja -tilaukset: vähintään katseluoikeudet kohtaan "Uusi ostolasku" ja "Hae laskut"
• Matka- ja kululaskut: vähintään katseluoikeudet kohtaan "Uusi matka- ja kululasku" ja "Hae laskut"
• Muistiotositteet: vähintään katseluoikeudet kohtaan "Uusi muistiotosite" ja "Hae laskut"
• Palkkalaskelmat: vähintään katseluoikeudet kohtaan "Palkanlaskenta" ja "Hae laskut"
• Kausiveroilmoitus: vähintään katseluoikeudet kohtaan "Ilmoitukset"

Tekstihakuihin voidaan yhdistää vapaasti *- ja ?-merkkejä, joista "*" vastaa mitä tahansa merkkijonoa (myös tyhjää) ja "?" mitä tahansa yhtä merkkiä. Jos esimerkiksi hakee laskuja Y-tunnuksen perusteella mutta ei ole varma onko laskulla kirjoitettu Y-tunnus viivalla vai yhteen voi käyttää muotoa 1234567*8 jolloin saat sekä viivalla (1234567-8) että ilman viivaa (12345678) kirjoitetut. Y-tunnuksella haettaessa katsotaan myös laskun ALV-tunnus -kentän tietoja.

Liikekumppaniryhmällä voidaan hakea käyttäen joko liikekumppanin nykyistä ryhmää tai laskun laadintahetken ryhmää. Mikäli pääryhmät ovat käytössä, voi myös niiden perusteella hakea. Liikekumppaniryhmä -alasvetovalikon perässä oleva painike avaa liikekumppaniryhmän hakuikkunan, josta liikkekumppaniryhmä voidaan hakea syöttämällä osa sen nimestä.

Laskunumerolla haettaessa voidaan laskuväli määritellä väliviivalla (esim. 10-15) tai tietyt laskut voidaan valita pilkulla erotettuina (esim. 10, 12, 15). Ostolaskuja haettaessa laskunumerolla katsotaan myös laskun "Laskuttajan laskunumero" -kentän tietoja.

Päivämäärä (viikko, kausi) tiedolla haettaessa voidaan antaa alkupäivä, jolloin tuodaan kaikki kyseistä päivästä eteenpäin olevat tiedot (mukaan lukien ko. päivä), loppupäivä, jolloin tuodaan kaikki tiedot kyseiseen päivään asti (mukaan lukien ko. päivä) tai päivämäärä väli. On myös mahdollista antaa Maksutapahtumat saakka päivämäärä, jolloin saadaan haettua kyseisenä päivänä avoinna olleet laskut.

Dimensio valinnalla voidaan hakea tietylle dimensiolle kohdistettuja tositteita tai laskuja jotka ovat täysin kohdistamatta dimensoille. Nimikkeet valinnalla täsmennetään haku koskemaan vain tiettyä tai tiettyjä nimikkeitä. Nimikkeet -valikon perässä oleva -painike avaa nimikkeiden hakuikkunan, josta nimikkeitä voidaan hakea syöttämällä osa sen nimestä tai valitsemalla listalta. Useamman nimikkeen voi valita samalla kertaa käyttäen hyväksi Ctrl- ja Vaihto-näppäimiä.

Pääkirjatilit valinnalla voi hakea tositteita jotka on tiliöity tietylle tilille. Usaeamman tilin voi valita samalla kertaa. Pääkirjatilit-valikon perässä oleva -painike avaa pääkirjatilien hakuikkunan, josta pääkirjatilejä voidaan hakea syöttämällä osa sen nimestä tai valitsemalla listalta. Useamman pääkirjatilin voi valita samalla kertaa käyttäen hyväksi Ctrl- ja Vaihto-näppäimiä.

Kirjanpitoarvolla haettaessa voi luvun edessä käyttää < tai > merkkiä tai antaa arvovälin viivalla erotettuna. Tiettyä valuuttaa olevia laskuja voi hakea valitsemalla alasvetovalikosta haluttu valuutta.

Ryhmän nimi -valinnalla voidaan hakea palkkalaskelmia, Aineiston sisäänluvun kautta tuotuja laskuja, Sopimuslaskutuksella tehtyjä laskuja ja Jaksotuksella tehtyjä muistioita. Alasvetovalikossa näkyviä nimiä voidaan piilottaa Laskuryhmät -sivulla.

Hakutuloksen käsittely

Hakuehtoja vastaava hakutulos näytetään Tositteiden haku -näkymän alaosan taulukossa.

Hakutulosta voi lajitella (esim. nimen tai kp-arvon perusteella) klikkaamalla hiirellä sarakeotsikoita. Lajittelujärjestys säilyy, kunnes näkymältä poistutaan. Näkyvien rivien määrää voidaan muuttaa siirtämällä kursori hakuehtojen ja hakutuloksen rajakohtaan painikerivin yläpuolella (kursori muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi oikella kohdalla) ja vetämällä rajaa ylös- tai alaspäin hiiren vasemmalla painikkeella.

Näkymältä löytyy sarakkeet: Nimi, Y-tunnus, Laskunumero, Laskun päivä, Kp-arvo, Tositelaji, Tila, Eräpäivä, Maksupäivä, Laskukanava, Liitteitä ja Muistiinpanoja. Lisäksi on sarake Tark.merk, mikäli Myyntilaskujen tarkistus ProCountorissa ovat käytössä. Lisäksi on myös sarakkeet Maks.pv. ja Perintäkirjeet sekä Kp-arvo:n sijasta on sarake Avoin summa.

Hakutulokseen voi kohdistaa toimintoja listan yläpuolella olevilla painikkeilla tai hiiren oikeanpuoleisesta painikkeesta aukeavasta valikosta.

Toiminnot painikepalkissa

Lasku-painikeen kautta pääsee suoraan laskunäkymälle, tositteen kirjanpitosivulle tai Dimensiot -näkymälle. Liitteet-valinnalla tositteelle pääsee liittämään liitetiedostoja sekä katsomaan ja poistamaan olemassa olevia liitteitä (ks. lisätietoja Liitetiedostot-toiminnosta). Avautuvalla näkymällä on myös Seuraava- ja Edellinen-painikkeet, joilla voi siirtyä hakutuloksessa eteen- tai taaksepäin.

Esikatselu-painike avaa valitun tositteen tulostettavassa muodossa (HTML tai PDF).

Tulostettava listaus-painikkeen kautta on mahdollista avata hakutulos erilaisisssa muodoissa. Vaihtoehtoina ovat: Hakutulos ja ALV-erittely, Tulostettava ZIP-paketti, Tulostettava PDF-paketti, Suppea export-tuloste ja Laaja export-tuloste. Hakutulos ja ALV-erittely tuo näkyviin HTML-muotoisen listan tositteista sekä raportin alalaitaan tulee näkyviin alv:n yhteenveto laskuista.

Tulostettava PDF -paketti tekee ainoastaan yhden PDF-paketin valituista tositteista (ei liitteitä). Tulostettava PDF -paketti, myös liitteet tekee yhden PDF-paketin, mutta se ei tuo muita liitteitä kuin PDF-liitteet. Puolestaan Tulostettava PDF -paketti, vain liitteet listaa ainoastaan PDF-muotoiset liitteet.

Tulostettavaan ZIP-pakettiin tulevat mukaan puolestaan kaikki liitteet. Verkkolaskuissa olevat finvoice.xml -tiedostot eivät ole varsinaisia liitteitä, vaan kyse on xml-muotoisen finvoice-aineiston katselusta.

Tarkastaminen -painikkeen kautta pääsee suoraan hakutuloksesta valitun laskun Tarkastaminen-näkymälle tai Usean laskun tarkastamiseen.

Maksaminen -painikkeen kautta pääsee maksamaan yhden laskun tai Usean laskun maksamiseen.

Maksumuistutus -painikkeen kautta pääsee laatimaan yksittäisen maksumuistutuksen tai Usean laskun maksumuistutus ja perintään siirto. Maksumuistutus ei ole valittavissa, jos hakutuloksessa ei ole yhtään myyntilaskua.

Lisää toimintoja -painikkeen kautta pääsee valintoihin Tiliotekohdistus ja Joukkodimensiointi-valinta mahdollistaa usean laskun dimensioninnin yhdellä kertaa (ks. lisätietoja Joukkodimensiointi-toiminnosta). Jaksotukset-valinta mahdollistaa usean muistion laatimisen yhdellä kertaa (ks. lisätietoja Jaksotukset-toiminnosta). Lisäksi painikkeen kautta löytyy valinnat Usean myyntilaskun hyväksyntä ja lähetys Usean tilauksen käsittely, Yhdistä tilaukset laskuksi, Joukkokirje, Erikoistilanteet, Laskun tapahtumatiedot, Muistiinpanot, Lähetä, Tee uusi lasku, Kohdista liikekumppanille ja Luo uusi liikekumppani. Luo uusi liikekumppani voit luoda hakutuloksessa valitsemasi tositteen tietojen pohjalta uuden liikekumppanin. Kohdista liikekumppanille avulla voit kohdistaa tositteen oikealle liikekumppanille.

Toiminnot hiiren oikean painikkeen valikossa

Painettaessa hakutuloksen kohdalla hiiren oikeaa painiketta, aukeaa valikko, josta löytyy painikkeiden toimintojen lisäksi useita toimintoja:

Hakutulos ja ALV-erittely -valinta muodostaa hakutuloksesta ja sen ALV-erittelystä tulosteen html-muodossa uuteen selainikkunaan, josta sen voi tulostaa paperille tai tallentaa tiedostoon.

Tulostettava ZIP-paketti -valinta muodostaa rivien laskuista tai palkoista ZIP-paketin. Laskut tai palkkalaskelmat ovat paketissa PDF-tiedostoina ja laskuilla mukana ovat kaikki liitetiedostot.

Tulostettava PDF-paketti -valinta muodostaa rivien laskuista tai palkoista PDF-paketin. Laskut tai palkkalaskelmat ovat paketissa yhtenä PDF-tiedostona ja laskuilla mukana ovat lähetettävät liitetiedostot.

Lue lisää Suppeasta ja Laajasta export-tulosteesta.

Laskun tapahtumatiedot -valinta näyttää yhteenvedon (Laskunumero, Laskun summa, Luotu, Muokattu, Lähetetty, Maksettu, Laskuryhmä, Maksumuistutus (myyntilaskut) valitun tositteen tiedoista. Jos Ulkopuolinen rahoitus on käytössä, näkyy myyntilaskuilla myös Rahoitusaineisto siirtojonossa ja Rahoitusaineisto lähetetty -tiedot. Palkoilla laskun summassa näkyy palkan nettosumma. Lue lisää laskun tapahtumatiedoista täältä.

Muistiinpanot -valinta avaa ikkunan jossa pääsee katsomaan ja muokkaamaan laskun / tositteen Muistiinpanoja -kentän tietoja riippumatta tositteen tilasta. Muistiinpanoihin mahtuu rajoittamaton merkkiä tekstiä.

Tee uusi lasku -valinnalla päästään tekemään valitun rivin liikekumppanille samaa tositelajia oleva laskun / tositteen. Mikäli käyttöoikeudet eivät sitä salli tulee asiasta ilmoitus. Tee uusi lasku -valintaa käytetään myös perintä- ja viivästyskululaskun tekoon.

Lähetä -valinnalla pystyy lähettämään uudelleen valitun myyntilaskun, joka on tilassa Lähettämätön tai Lähetetty ja laskukanava ei ole Ei lähetetä. Lasku lähtee täysin samanlaisena kuin aiemmin. Uudelleen lähetyksestä jää merkintä Laskun tiedot kohtaan. Uudelleen lähetetystä laskusta laskutetaan hinnaston mukainen lähetysmaksu.