Tositteiden tilat

ProCountorissa laskujen ja muiden tositteiden tiloilla on suuri merkitys. Ne vaikuttavat siihen, miten tositteita pääsee muokkaamaan ja miten ne tulevat raporteille sekä kausiveroilmoitukselle. Tilaa voidaan käyttää hakuehtona monilla näkymillä, esimerksiksi Tositteiden haussa.

Laskukanavalla on myös merkitystä, mitä laskulle pääsee tekemään, esimerkiksi jos on kyseessä myyntilasku, jonka laskukanava on Ei lähetetä sekä tila Hyväksytty, laskua ei pääse enää muokkaamaan. Tässä tilanteessa laaditaan hyvityslasku, mikäli laskussa on virhe. Laskukanavista löydät lisätietoa täältä. Hyvityslaskun tekemisestä saat lisätietoa täältä.

Myyntilaskun tilat

Tilat aikajärjestyksessä

• Tallentamaton
• Kesken (voidaan mitätöidä)
• Lähettämätön (voidaan mitätöidä, jos laskukanavaksi on merkitty "Ei lähetetä", käytetään tilaa Hyväksytty)
• Mitätöity
• Lähetetty (ei voida mitätöidä)
• Osittain maksettu (ei voida mitätöidä)
• Maksettu tai Maksettu muualla (ei voida mitätöidä)

Tilojen kuvaukset

Tallentamaton

Tosite on niin kauan tallentamaton, kunnes se ensimmäisen kerran tallennetaan.

Kesken

Keskeneräistä myyntilaskua voidaan täydentää ja muuttaa sekä se voidaan mitätöidä. Keskeneräiseen myyntilaskuun ei voida kohdistaa suorituksia eikä sitä voida lähettää. Keskeneräistä laskua ei oteta mukaan kirjanpitolain mukaiseen raportointiin eikä arvonlisäveroilmoitukseen. Se huomioidaan raportoinnissa, johon valitaan kaikki tapahtumat.

Lähettämätön (Hyväksytty, kun laskukanava Ei lähetetä)

Lähettämätöntä myyntilaskua ei voida enää muuttaa, mikäli sen laskukanava on Ei lähetetä. Jos myyntilaskun laskukanava on Posti, Sähköposti tai Verkkolasku, voidaan laskun tilaksi palauttaa Kesken Erikoistilanteiden kautta. Lasku huomioidaan kirjanpitolain ja verolain mukaiseen raportointiin eli se vaikuttaa tulokseen sekä arvonlisäverotukseen.

Lähetetty

Lähetettyä laskua ei voida enää muuttaa eikä sitä voida mitätöidä. Laskun kirjapito- ja dimensiointisivuja voidaan ylläpitää eli sen tiliöintejä voidaan muuttaa ja sille voidaan tehdä dimensiointeja.

Osittain maksettu

Laskuun tullut osasuoritus on päivitetty automaattisesti pankista vastaanotetun konekielisen viitemaksuluettelon avulla. Kun lasku on maksettu kokonaan, sen tila muuttuu Maksettu-tilaksi.

Maksettu

Laskuun tullut suoritus on päivitetty automaattisesti pankista vastaanotetun sähköisen viitemaksuluettelon avulla.

Maksettu muualla

Lasku on merkitty maksetuksi käyttäjän toimesta Erikoistilanteiden tai Tiliotekohdistuksen kautta. Merkintä tehdään kun lasku on maksettu ilman viitettä tiliotteella, maksukortilla tai käteisellä rahalla. Tilaa käytetään myös kuitattaessa veloitus- ja hyvityslasku maksetuiksi tai kuitattaessa lasku maksetuksi ostolaskua vastaan tai kirjattaessa se luottotappioksi. Mikäli myyntireskontra hoidetaan ProCountorin ulkopuolella, on laskut myös merkittävä maksetuiksi muualla. Maksettu muualla merkinnän voi poistaa Erikoistilanteiden kautta.

Mitätöity

Lasku on tehty virheellisesti, minkä johdosta se on merkitty mitätöidyksi. Laskulla ei ole kirjanpitomerkintää. Lasku voidaan nähdä ohjelmassa ja siitä voidaan tehdä kopioimalla uusi lasku. Se otetaan mukaan tositteiden haussa ja raportoinneissa vain, mikäli käyttäjä haluaa nähdä mitätöidyt laskut.

Osto-, matka- ja kululaskun tilat

Tilat aikajärjestyksessä

• Tallentamaton
• Vastaanotettu
• Kesken
• Asiatarkastettu (voidaan mitätöidä, ei huomioida kirjanpitolain mukaisessa raportoinnissa eikä arvonlisäverotuksessa, voidaan palauttaa tilaan Kesken)
• Maksukiellossa (voidaan mitätöidä, asiatarkastaa, hyväksyä tai palauttaa tilaan Hyväksytty, huomioidaan kirjanpitolain mukaisessa raportoinnissa ja arvonlisäverotuksessa)
• Mitätöity (tilaa ei voida muuttaa)
• Hyväksytty (ei voida mitätöidä, huomioidaan kirjanpitolain mukaisessa raportoinnissa ja arvonlisäverotuksessa, voidaan palauttaa tilaan Kesken)
• Odottaa siirtoa pankkiin (voidaan palauttaa tilaan Hyväksytty)
• Siirretty pankkiin (voidaan palauttaa tilaan Hyväksytty)
• Osittain maksettu (voidaan palauttaa tilaan Hyväksytty, jos käytetty Maksettu muualla -toimintoa)
• Maksettu (tilaa ei voida muuttaa) tai Maksettu muualla (voidaan palauttaa tilaan Hyväksytty)

Tilojen kuvaukset

Tallentamaton

Tosite on niin kauan tallentamaton, kunnes se ensimmäisen kerran tallennetaan.

Vastaanotettu

Ostolasku on saapunut ohjelmaan verkkolaskuna tai skannauspalvelusta. Kun matka- tai kululaskulla on valittu Merkitse valmiiksi, muuttuu laskun tilaksi Vastaanotettu. Kun painetaan Merkitse valmiiksi, avautuu ikkunan Vahvista kiertoon lähettäminen, jossa voidaan valita lähetetäänkö lasku eteenpäin kiertoon vai ei (vaihtoehdot Kyllä tai Peruuta). Laskun tila vastaa itse kirjatun laskun tilaa Kesken. Lasku on erikseen hyväksyttävä (Tositteiden haun painikkeesta Tarkastaminen) tai siirrettävä suoraan maksuun kuten muutkin ostolaskut. Vastaanotettu tilassa olevaa laskua ei oteta mukaan kirjanpitolain mukaiseen raportointiin eikä arvonlisäveroilmoitukseen. Se huomioidaan raportoinnissa, johon valitaan kaikki tapahtumat.

Kesken

Keskeneräistä ostolaskua voidaan täydentää ja muuttaa sekä se voidaan mitätöidä. Muokattaessa ostolaskua sille mahdollisesti tehdyt muutokset kirjanpitomerkintöihin poistetaan ja ne tehdään oletuksien perusteellla uudestaan. Keskeneräistä laskua ei oteta mukaan kirjanpitolain mukaiseen raportointiin eikä arvonlisäveroilmoitukseen. Se huomioidaan raportoinnissa, johon valitaan kaikki tapahtumat.

Asiatarkastettu

Yrityksessä voidaan sopia, että laskut on asiatarkastettava ennen niiden hyväksymistä ja maksamista. Pienissä yrityksissä tämä toiminto on usein tarpeeton. Asiatarkastettu lasku rinnastetaan keskeneräiseen laskuun, eikä sitä oteta mukaan kirjanpitolain mukaiseen raportointiin eikä arvonlisäveroilmoitukseen. Se huomioidaan raportoinnissa, johon valitaan kaikki tapahtumat sekä reskontrassa.

Maksukiellossa

Kun laskua ei reklamoinnin tai muun syyn takia ei toistaiseksi makseta, se voidaan merkitä maksukieltoon. Lasku otetaan kuitenkin huomioon kirjanpitolain mukaisessa raportoinnissa ja arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisena ostona. Kun maksukielto halutaan peruuttaa tulee lasku palauttaa ensin takaisin tilaan Hyväksytty ja sen jälkeen Tarkastamisen kautta tilaan Kesken.

Mitätöity

Lasku on tehty virheellisesti, minkä johdosta se on merkitty mitätöidyksi. Laskulla ei ole kirjanpitomerkintää. Lasku voidaan nähdä ohjelmassa ja siitä voidaan tehdä kopioimalla uusi lasku. Se otetaan mukaan tositteiden haussa ja raportoinneissa vain, mikäli käyttäjä haluaa nähdä mitätöidyt laskut.

Hyväksytty

Yrityksessä voidaan sopia, että laskut on hyväksyttävä ennen niiden maksamista. Pienissä yrityksissä tämä toiminto on usein tarpeeton ja laskut voidaan merkitä heti maksuun. Hyväksytty-tilaa voidaan kuitenkin käyttää silloin kun rahaa maksatusta varten ei tilapäisesti ole, mutta lasku on kuitenkin huomioitava raportoinnissa ja arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisena ostona. Mikäli ostolaskua on hyväksymisen jälkeen vielä tarve muokata tai mitätöidä, saadaan ostolasku tilasta Hyväksytty tilaan Kesken Tositteiden haun painikkeesta Tarkastaminen.

Maksettu

Pankin tekemä laskun maksu on päivitetty automaattisesti pankista vastaanotetun konekielisen tiliotteen avulla.

Maksettu muualla

Lasku on merkitty maksetuksi käyttäjän toimesta. Merkintä tehdään kun lasku on maksettu ProCountor-maksatuksen ulkopuolella esimerkiksi pankin muulla maksuliikennepalvelulla, maksukortilla tai käteisellä rahalla. Tilaa käytetään myös kuitattaessa veloitus- ja hyvityslasku maksetuiksi tai kuitattaessa lasku maksetuksi myyntilaskua vastaan. Maksettu muualla -merkintää käytetään myös silloin kun lasku merkitään kirjanpitoon kuulumattomaksi sen jälkeen kun laskua ei enää voi mitätöidä. Tällöin kirjanpitotilit on muutettava siten, ettei laskulla ole kirjanpitovaikutusta.

Odottaa siirtoa pankkiin

Maksatusoikeuden omaava henkilö voi siirtää laskun automaattisesti maksettavaksi eräpäivänä tai muuttaa samalla maksupäivää. Maksaminen voidaan tehdä laskuille, joiden tila on Kesken, Vastaanotettu, Asiatarkastettu, Hyväksytty tai Osittain maksettu sen mukaan, miten yrityksen laskujen kierrätys on toteutettu. Tosite odottaa siirtoa pankkiin, kunnes maksupäivän pankkiajo on.

Siirretty pankkiin

Maksussa oleva lasku on automaattisesti siirretty pankkiin maksettavaksi maksupäivänä. Tila muutetaan maksetuksi automaattisesti sen jälkeen kun maksettu lasku on tiliotteella. Mikäli maksatuksessa on pankissa havaittu virhe (esim. tilillä ei ole rahaa maksua varten) tai tehty muutos (esim. vastaanottajan tili on pankissa muutettu), tilaa ei muuteta. Mikäli lasku halutaan laittaa uudestaan maksuun on se palautettava aiempaan tilaan. Käyttäjän on tarkistettava visuaalisesti tiliotteelta maksun tapahtuminen. Jos maksu todella on tehty, voidaan sivulla Maksujen kohdistus muuttaa laskun tila Maksettu-tilaksi.

Katso täältä tarkemmin, miten toimitaan, kun Odottaa siirtoa pankkiin tai Siirretty pankkiin -tila halutaan peruttaa.

Osittain maksettu

Ostolaskusta on maksettu vain osa ja osasuoritus on päivitetty automaattisesti pankista vastaanotetun konekielisen tiliotteen avulla. Kun lasku on maksettu kokonaan, sen tila muuttuu Maksettu-tilaksi.

Palkkalaskelman tilat

Tilat aikajärjestyksessä

• Kesken
• Hyväksytty (voidaan palauttaa tilaan Kesken)
• Lähetetty (voidaan palauttaa tilaan Kesken)
• Odottaa siirtoa pankkiin
• Siirretty pankkiin
• Osittain maksettu
• Maksettu tai Maksettu muualla

Tilojen kuvaukset

Kesken

Keskeneräistä palkkaa voidaan täydentää ja muuttaa sekä se voidaan poistaa. Keskeneräisellä palkalla ei ole kirjanpitosivua. Keskeneräistä palkkaa ei oteta mukaan raportointiin eikä ilmoituksille.

Hyväksytty

Hyväksyttyä palkkaa ei voi muokata tai poistaa. Se voidaan palauttaa tilaan Kesken. Palkalle muodostetaan kirjanpito kun se hyväksytään. Hyväksytyt palkat tulevat kirjanpitoraporteille mutta eivät palkkaraporteille tai ilmoituksille.

Lähetetty

Palkkalaskelma on lähetetty palkansaajalle. Lähetettyä palkkaa ei voi muokata tai poistaa. Se voidaan palauttaa tilaan Kesken. Lähetetyt palkat tulevat kirjanpitoraporteille mutta eivät palkkaraporteille tai ilmoituksille, TAS-ilmoitusta lukuunottamatta.

Odottaa siirtoa pankkiin

Maksatusoikeuden omaava henkilö voi siirtää palkan automaattisesti maksettavaksi eräpäivänä tai muuttaa samalla maksupäivää. Maksaminen voidaan tehdä palkoille, joiden tila on Hyväksytty tai Lähetetty. Palkkojen maksamisessa suositellaan käytettäväksi Toistuvaissuoritusta.

Siirretty pankkiin

Maksussa oleva palkka on automaattisesti siirretty pankkiin maksettavaksi maksupäivänä. Tila muutetaan maksetuksi automaattisesti sen jälkeen kun maksettu palkka on tiliotteella. Mikäli maksatuksessa on pankissa havaittu virhe (esim. tilillä ei ole rahaa maksua varten) tai tehty muutos (esim. vastaanottajan tili on pankissa muutettu), tilaa ei muuteta. Käyttäjän on tarkistettava visuaalisesti tiliotteelta maksun tapahtuminen. Jos maksu todella on tehty, voidaan sivulla Maksujen kohdistus muuttaa palkan tila Maksettu-tilaksi.

Katso täältä tarkemmin, miten toimitaan, kun Odottaa siirtoa pankkiin tai Siirretty pankkiin -tila halutaan peruttaa.

Osittain maksettu

Palkasta on maksettu vain osa ja osasuoritus on päivitetty automaattisesti pankista vastaanotetun konekielisen tiliotteen avulla. Kun palkka on maksettu kokonaan, sen tila muuttuu Maksettu-tilaksi.

Maksettu

Pankin tililtä veloittama palkan maksu on päivitetty automaattisesti pankista vastaanotetun konekielisen tiliotteen avulla. Maksettu tilassa olevat palkat tulevat mukaan palkkaraporteille ja ilmoituksille sekä uuden palkkalaskelman kumulatiivisiin summiin.

Maksettu muualla

Palkka on merkitty maksetuksi käyttäjän toimesta. Maksettu muualla tilassa olevat palkat tulevat mukaan palkkaraporteille ja ilmoituksille sekä uuden palkkalaskelman kumulatiivisiin summiin.

Muistiotositteen tilat

Tilat aikajärjestyksessä

• Tallentamaton
• Kesken
• Mitätöity
• Hyväksytty (ei voida mitätöidä, huomioidaan kirjanpitolain mukaisessa raportoinnissa ja arvonlisäverotuksessa)

Tilojen kuvaukset

Tallentamaton

Tosite on niin kauan tallentamaton, kunnes se ensimmäisen kerran tallennetaan.

Kesken

Keskeneräistä muistiota voidaan täydentää ja muuttaa sekä se voidaan mitätöidä. Muokattaessa muistiota sille mahdollisesti tehdyt muutokset kirjanpitomerkintöihin poistetaan ja ne on tehtävä uudestaan. Keskeneräistä muistiota ei oteta mukaan kirjanpitolain mukaiseen raportointiin eikä arvonlisäveroilmoitukseen. Se huomioidaan raportoinnissa, johon valitaan kaikki tapahtumat.

Mitätöity

Muistio on tehty virheellisesti, minkä johdosta se on merkitty mitätöidyksi. Muistiolla ei ole kirjanpitomerkintää. Mitätöity muistio voidaan nähdä ohjelmassa ja siitä voidaan tehdä kopioimalla uusi muistio. Se otetaan mukaan tositteiden haussa ja raportoinneissa vain, mikäli käyttäjä haluaa nähdä mitätöidyt tapahtumat.

Hyväksytty

Muistiot on erikseen hyväksyttävä. Kun muistiolla painetaan Hyväksy -painiketta, se muuttuu hyväksytyksi. Hyväksyttyä muistiota ei voida mitätöidä ja se huomioidaan kirjanpitolain mukaisessa raportoinnissa ja arvonlisäverotuksessa. Hyväksytyn muistion tiliöintejä voi muuttaa.

Myyntitilauksen (ja tarjouksen) tilat

Tilat aikajärjestyksessä

• Tallentamaton
• Kesken

• Lähettämätön (jos laskukanavaksi on merkitty "Ei lähetetä", käytetään tilaa Hyväksytty)

• Lähetetty
• Mitätöity
• Laskutettu (kopioitu myyntilaskuksi)

Tilojen kuvaukset

Tallentamaton

Tosite on niin kauan tallentamaton, kunnes se ensimmäisen kerran tallennetaan.

Kesken

Keskeneräistä myyntitilausta voidaan täydentää ja muuttaa, se voidaan mitätöidä sekä se voidaan muuttaa tai kopioida laskuksi. Keskeneräistä myyntitilausta ei voida lähettää.

Lähettämätön (Hyväksytty, jos kanava Ei lähetetä)

Lähettämätöntä myyntitilausta voidaan täydentää ja muuttaa, se voidaan mitätöidä sekä se voidaan muuttaa tai kopioida laskuksi. Lähettämätön myyntitilaus voidaan lähettää. Hyväksyttyä tilausta, jonka laskukanava on Ei lähetetä ei voi palauttaa Kesken, mutta sille voidaan laatia hyvityslasku Muokkaa/Laadi hyvityslasku.

Lähetetty

Lähetettyä myyntitilausta voidaan täydentää ja muuttaa, se voidaan mitätöidä sekä se voidaan muuttaa tai kopioida laskuksi. Lähetettyä myyntitilausta ei voida lähettää uudestaan.

Mitätöity

Myyntitilaus on tehty virheellisesti tai se ei ole johtanut kauppoihin, minkä johdosta se on merkitty mitätöidyksi. Mitätöidyllä myyntitilauksella ei ole kirjanpitomerkintää. Myyntitilaus voidaan nähdä ohjelmassa ja siitä voidaan tehdä kopioimalla uusi myyntitilaus tai lasku. Se otetaan mukaan tositteiden haussa ja raportoinneissa vain, mikäli käyttäjä haluaa nähdä mitätöidyt tapahtumat.

Laskutettu

Myyntitilaus on kopioitu laskuksi. Sillä ei ole kirjanpitoa eikä sitä voida muokata.

Ostotilauksen tilat

Tilat aikajärjestyksessä

• Tallentamaton
• Kesken

• Lähettämätön (jos laskukanavaksi on merkitty "Ei lähetetä", käytetään tilaa Hyväksytty)

• Lähetetty (ei voida palauttaa tilaan Kesken)
• Mitätöity
• Laskutettu (kopioitu ostolaskuksi)

Tilojen kuvakset

Tallentamaton

Tosite on niin kauan tallentamaton, kunnes se ensimmäisen kerran tallennetaan.

Kesken

Keskeneräistä ostotilausta voidaan täydentää ja muuttaa, se voidaan mitätöidä sekä se voidaan muuttaa laskuksi. Keskeneräistä ostotilausta ei voida lähettää.

Lähettämätön (Hyväksytty, jos kanava Ei lähetetä)

Lähettämätön ostotilausta voidaan muuttaa laskuksi. Lähettämätön ostotilaus voidaan lähettää. Hyväksyttyä tilausta, jonka laskukanava on Ei lähetetä ei voi palauttaa Kesken, mutta voidaan laatia hyvityslasku Muokkaa/Laadi hyvityslasku.

Lähetetty

Lähetetty ostotilaus voidaan muuttaa laskuksi. Lähetetty ostotilaus voidaan lähettää uudestaan.

Mitätöity

Ostotilaus on tehty virheellisesti, minkä johdosta se on merkitty mitätöidyksi. Mitätöidyllä ostotilauksella ei ole kirjanpitomerkintää. Ostotilaus voidaan nähdä ohjelmassa ja siitä voidaan tehdä kopioimalla uusi ostotilaus tai lasku. Se otetaan mukaan tositteiden haussa ja raportoinneissa vain, mikäli käyttäjä haluaa nähdä mitätöidyt tapahtumat.

Laskutettu

Ostotilaus on kopioitu laskuksi. Sillä ei ole kirjanpitoa eikä sitä voi muokata.