Sisältö
ProCountorissa ei ole erillistä työajan raportointitoimintoa.
Yleistä
ProCountor-asiakkaiden mahdollisuudet ovat:
- käyttää Excel-taulukkoa tai muuta tähän asti käyttämäänsä menetelmää
ottaa käyttöönsä joku raportointijärjestelmä (esim. Severa PSA) ja siirtää tiedot ProCountoriin.
kirjata työtunnit ProCountor Myynnit-tapahtumalle
Dimensiot Projekti ja Henkilö
1. dimensio on vakioitu projektiksi, jotta jatkossa on yksinkertaisempaa integroida palveluumme projektihallinnon järjestelmiä. Projekteja voidaan luonnollisesti merkitä jo nyt sen mukaan, mikä on yhtiön seurantatarve.
2. dimensio on henkilö, joka on samalla tavalla vakioitu henkilötason seurantaa varten
3. 3-6 dimensiot ovat vapaasti käytettävissä.
Dimensiot ovat itsenäisiä, jolloin projektille tehdyt merkinnät eivät vaikuta mitenkään muille dimensioille tehtäviin merkintöihin eikä niistä tehtäviin raportteihin.
Konsulttien työraportointi ja laskutus
Konsultit voivat merkitä työtuntinsa tähän asti käyttämiinsä järjestelmiin, joista saadut yhteenvedot ovat myyntilaskujen perustana.
Siltä osin kuin työt ovat laskutettavissa suoraan, voidaan myyntilaskut tehdä heti ao. asiakkaalle. Kirjanpitosivun projektiksi voidaan merkitä ko. asiakas ja henkilödimensioksi ao. konsultin tunnus. Näin saadaan esimerkiksi raportit konsulteittain tehdyistä laskutuksista.
Tuoterekisteriin kannattaa merkitä valmiiksi yrityksen laskutuksessaan käyttämät tuotteet ja palvelut, kuten:
- Konsultointi
- Ylläpitoneuvonta
- Puhelinneuvonta
- Matkakulut
Yksiköksi kannattaa valita taso, jolla laskutus tehdään. Näin saadaan esim. määrätilastoja asiakkaittain ja tuotteittain.
Jos veloitusyksikkönä käytetään konsulttipäivää, mutta työn määrää tulisi silti seurata tunneittain, kannattaa konsulttipäivän laskutus tehdä tunneittain ja yksikköhinnaksi tällöin merkitään päivähinta jaettuna päivän tuntien määrällä.
Jos asiakkaalle halutaan sisäisessä laskennassa raportoida tunteja, joita kuitenkaan ei voida laskuttaa, ei niitä voida merkitä ao. asiakkaan myyntilaskulle, koska laskutuksessa ei voida jättää joitakin rivejä laskuttamatta. Tällaiset tunnit on kerättävä Sisäiselle asiakkaalle, jonka projektidimensioksi merkitään ao. projektit.
Matka- ja kululaskut
Matka- ja kululaskut kannattaa joka tapauksessa kirjata suoraan ProCountorin matka- ja kululaskujen kirjauksissa. Henkilölle voidaan antaa käyttöoikeus vain omien matka- ja kululaskujen laatimiseen. Henkilölle voidaan merkitä oletusdimensio, jolle tapahtumat kirjataan automaattisesti sisäisessä laskennassa. Palvelu ylläpitää km-korvaus, päiväraha- yms. tiedot itse.
Projekteja varten on matkalaskun dimensiot merkittävä matkalaskun kirjanpitosivulle. Mikäli samalla laskulla laskutetaan useita eri projekteja (tai erikseen yrityksen hallintoa), voidaan matkalaskun rivit kirjata jokainen eri dimensiolle toiminnolla ”Rivit vienneiksi”.
Jos matkalaskut veloitetaan edelleen asiakkaalta, voidaan tehdä laskutusajanjaksolta esim. pääkirjaraportti laskutettavalta projektilta. Raportin perusteella on laskutettavissa matkakulut, jotka tässä tapauksessa ovat verottomia ja niihin merkitään lisättäväksi 22 %:n arvonlisävero.
Mikäli asiakas edellyttää, että matkakulut laskutetaan henkilöittäin ja matkoittain, voidaan matkalaskusta tehdä myyntilasku laskun kopiointi -toiminnolla.
EU:n tai muun tukijan edellyttämä kirjanpito
ESR- tai muun sellaista rahoituksen edellyttämää kirjanpitoa varten avataan oma projektinsa dimensiolle 1 Projektit.
Projektin maksama avustus voidaan kirjata Liiketoiminnan muuksi tuotoksi ja sen dimensioksi merkitään ao. projekti. Mikäli tuotto laskutetaan kuten myynnit ja se katsotaan liikevaihdoksi, ei kirjanpitotilille tehdä mitään, ja myyntilaskun kirjanpitosivulle merkitään ainoastaan dimensioksi ao. projekti.
Jos projektin tekemästä työstä ei laskuteta muuta tahoa, mutta rahoittaja edellyttää työn suorittajaa raportoimaan tehdyn työn määrä, on mahdollista laatia myyntilasku, jota ei kirjata lainkaan liikekirjanpitoon. Myyntilaskun asiakkaana voi olla ko. rahoittajan tiedot.
Laskut voidaan laatia henkilöittäin eli kukin konsultti merkitsee omat työnsä myyntilaskulle. Laskut voidaan laatia viikottain tai kuukausittain rahoittajan vaatimusten mukaisesti. Kun laskua pidetään keskeneräisenä, se voidaan ottaa mukaan raporteissa, vaikka laskulle voidaan kirjata lisää rivejä. Laskun tai sen rivin dimensioksi merkitään ao. projekti.
A-hinnaksi merkitään ko. konsultin rahoittajan hyväksymä palkka lisättynä sosiaalikustannuksilla ja hallintopalvelulisällä tehdyn sopimuksen mukaan. Arvonlisäverona käytetään nollaa.
Kirjanpitosivulla voidaan Myyntisaamisten tili vaihtaa Myynnit-tiliksi, jolloin raportoinnissa ko. laskut eivät tule mukaan lainkaan. Tälle vaihdetulle tilille ei merkitä lainkaan projektinumeroa, jolloin projektiraportointiin kerätään vain tehtyjen töiden määrät.
Jotkut rahoittajat vaativat kirjanpidon olevan paperilla. Paperitulostuksen myyntilaskuista ja muista tositteista sekä ao. projektin pää- ja päiväkirjatapahtumista voi tehdä esimerkiksi juuri rahoittajan valvontatoimenpiteitä varten.