Sisältö
Tositteiden haun -sivun Tarkastettavien laskujen haussa Usean laskun tarkastaminen -painikkeella pääsee asiatarkastamaan ja hyväksymään yhdellä kertaa useita hakutuloslistalla olevia laskuja.
Lue lisää laskujen hyväksymiskierrosta ja Tarkastaminen -näkymästä.
Painikkeesta aukeaa uusi sivu, jolla on kaikki hakutuloslistalla olevat laskut ja pääsee suorittamaan laskujen asiatarkastus ja hyväksyntä toimia.
Usean laskun tarkastaminen -painike löytyy myös näkymiltä Ostot / Tarkastettavien ostojen haku ja Matka- ja kululaskut / Tarkastettavien laskujen haku.
Asiatarkastettavissa / hyväksyttävissä olevat laskut näkyvät listalla harmaina riveinä. Laskut, jotka ovat jo maksukäsittelyssä, näkyvät punaisina eivätkä ole käsiteltävissä.
Yläosan painikkeet
Asiatarkasta -painikkeella ruksilla varustetut laskut asiatarkastetaan. Painike muodostaa laskuille asiatarkistusleiman jossa näkyy käyttäjän nimi, päiväys ja kellonaika sekä asiatarkastus kommentti. Mikäli ostolaskujen tai matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto on käytössä siirtyy lasku tilaan Asiatarkastettu kun kaikki määritellyt asiatarkastajat ovat laskun tarkastaneet. Jos Yrityksen tiedoissa on valittu, että asiatarkastus ja hyväksyntä täytyy tapahtua järjestyksessä lähtetään asiatarkastuksesta automaattisesti sähköpostimuistutus seuraavalle asiatarkastajalle tai hyväksyjälle. Mikäli seuraavalla asiatarkastajalla/ hyväksyjällä ei ole sähköpostiosoitetta syötettynä käyttäjän omiin tietoihin huomautetaan siitä. Jos käyttäjä, joka ei ole laskun seuraava asiatarkastaja yrittää asiatarkastaa laskua huomautetaan häntä siitä. Jos käyttäjä asiatarkastaa laskun tulee laskun tilaksi Asiatarkastettu. Lasku voidaan asiatarkistaa vaikka vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä. Mikäli yksikin valittu lasku aiheuttaa virheilmoituksen ettei laskua voi asiatarkistaa ei muillekaan tehdä mitään.
Ohjelma tarkistaa ostolaskuilta, löytyykö vastaavilla tiedoilla samanlaisia laskuja ja varoittaa Tarkastaminen -näkymällä kiertoon lähettämisen, asiatarkastamisen ja hyväksynnän yhteydessä, mikäli ProCountorista löytyy samankaltainen lasku.
Ohjelma varoittaa, jos kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:
- Eräpäivät tai laskun päivät täsmäävät
- Laskuttajan laskunumerot tai viitenumerot täsmäävät
- Laskuttajan nimi tai laskuttajan rekisteritiedot täsmää
- laskujen summat täsmäävät
Hyväksy -painikkeella ruksilla varustetut laskut hyväksytään. Painike muodostaa laskuille hyväksymisleiman jossa näkyy käyttäjän nimi, päiväys ja kellonaika sekä hyväksymis kommentti. Mikäli ostolaskujen tai matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto on käytössä siirtyy lasku tilaan Hyväksytty kun kaikki määritellyt hyväksyjät ovat laskun hyväksyneet. Hyväksymiskierrossa olevaa laskua, jolla on määritelty asiatarkastajia, ei voi hyväksyä ennenkuin se on asiatarkastettu. Jos Yrityksen tiedoissa on valittu että asiatarkastus ja hyväksyntä täytyy tapahtua järjestyksessä lähetetään hyväksynnästä automaattisesti sähköpostimuistutus seuraavalle hyväksyjälle. Mikäli seuraavalla hyväksyjällä ei ole sähköpostiosoitetta syötettynä käyttäjän omiin tietoihin huomautetaan siitä. Jos käyttäjä, joka ei ole laskun seuraava hyväksyjä yrittää hyväksyä laskua huomautetaan häntä siitä. Jos käyttäjä hyväksyy laskun tulee laskun tilaksi Hyväksytty. Lasku voidaan hyväksyä vaikka vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä. Mikäli yksikin valittu lasku aiheuttaa virheilmoituksen ettei laskua voi hyväksyä ei muillekaan tehdä mitään.
Kesken -painikkeella voidaan laskut jotka on tilassa Asiatarkastettu, Hyväksytty tai Maksukiellossa palauttaa tilaan Kesken, jolloin niitä pääsee muokkaamaan.
Maksukielto -painike muuttaa laskujen tilaksi Maksukiellossa. Maksukiellossa olevaa laskua ei voi laittaa maksuun. Maksukiellon voi purkaa Kesken -painikkeella.
Valitse kaikki -painike valitsee kaikki listalla olevat laskut tai poistaa valinnan kaikilta listalla olevilta laskuilta.
Valitse Omaa asiatarkastusta odottavat -painike valitsee laskut, jotka odottavat käyttäjän asiatarkastusta.
Valitse Omaa hyväksymistä odottavat -painike valitsee laskut, jotka odottavat käyttäjän hyväksyntää.
Sulje -painike sulkee sivun.
Alaosan painikkeet
Alaosan paikkeilla päästään käsittelemään valittun rivin laskua.
Laskun tiedot -painike tuo sivun alaosaan tiedot valitun laskun toiminepiteistä sekä laskulle määritellyistä asiatarkastajista ja hyväksyjistä.
Lasku -painike avaan laskuntiedot sivun.
Kirjanpito -painike avaa laskun kirjanpitosivun.
Dimensiot -painike avaa laskun dimensiosivun.
Näytä -painikkeella saa laskun tiedot joko html tai PDF-muodossa uuteen ikkunaan.
Liitteet -painikkeella pääsee katsomaan laskun liitetiedostoja. Liitetiedostoja ei voi lisätä eikä poistaa.