Joukkokirje -toiminnolla voidaan useille liikekumppaneille lähettää yhdellä kertaa halutunlainen kirje.
Liikekumppanien haku
Uutta joukkokirjettä laadittaessa tulee ensin näkyviin liikekumppanirekisterin selailunäkymä, josta valitaan joukkokirjeen vastaanottajat ennen varsinaisen kirjeen kirjoittamista.
Liikekumppaneita haettaessa on valittava liikekumppanin tyyppi (Asiakas, Toimittaja, Henkilö). Lisäksi voidaan hakuehtoja tarkentaa kumppanin nimen, tunnuksen, asiakasnumeron tai ryhmän perusteella. Mikäli Kaksitasoiset liikekumppaniryhmät on käytössä on haku mahdollista myös pääryhmän mukaan.
Nimen, tunnuksen tai asiakasnumeron avulla haettaessa riittää myös osateksti. Haettaessa kumppania nimeltä ProCountor voidaan kirjoittaa hakuehtoon Pro tai Countor, mikäli Hakujen täydennys ei ole päällä. Hakuihin voidaan yhdistää vapaasti *- ja ?-merkkejä, joista "*" vastaa mitä tahansa merkkijonoa (myös tyhjää) ja "?" mitä tahansa yhtä merkkiä.
Kun hakuehdot on asetettu painetaan Hae liikekumppanit -painiketta sivun yläreunasta. Jos haetaan pelkästään Asiakkaita, Toimittajia ja/tai Henkilöitä ilman muita rajausehtoja, ei painiketta tarvitse painaa lainkaan, mikäli Automaattihaku on päällä.
Hakutulos tulostuu hakuehtojen alle.
Kun kaikki halutut vastaanottajat on haettu näkyviin sivun alaosan listaan, rastitetaan aivan listan vasemmassa reunassa oleva valintaruutu niiden liikekumppaneiden kohdalta, jolle uusi joukkokirje halutaan lähettää.
Listalla näkyy liikekumppanin nimen perässä osoite johon joukkokirje lähetetään mikäli lähetyskanava on Posti. Asiakkailla käytetään "Osoitetiedot" -kenttien tietoja, ei "Laskutusosoite" -kenttien tietoja. Mikäli joukkokirjeitä halutaan lähettää asiakkaiden laskutusosoitteisiin onnistuu se tekemällä Joukkokirje Tositteiden hausta.
Kaikki listalla olevat saa valittua Valitse kaikki -painikkeella. Vasemmanpuoleisimman sarakkeen yläreunassa on koko ajan näkyvissä valittujen vastaanottajien lukumäärä. Kun vastaanottajat on valittu, painetaan Kirjoita joukkokirje -painiketta, jolloin ohjelma ensin tarkistaa, että vastaanottajille on syötetty riittävät osoitetiedot, jotta joukkokirje voidaan lähettää ja lopuksi varmistetaan vielä käyttäjältä, että vastaanottajat ovat varmasti oikeat.
Vinkki: Ennen joukkokirjeiden lähettämistä kannattaa luoda Liikekumppaniryhmä (esim. Kirje 01.04.2008) johon liittää ne liikekumppanit joille kirjeen haluaa lähettää. Tämä helpottaa vastaanottajien hakua joukkokirjettä luotaessa ja myöhemmin voi samalle ryhmälle lähettää uuden kirjeen tai kohdistaa muita toimenpiteitä.
Kirjeen muodostaminen
Seuraavaksi aukeaa "Uusi joukkokirje -Kirjeen muodostaminen" -sivu kirjeen tietojen syöttämistä varten.
Lähetyskanava
Ensin valitaan kirjeen lähetyskanava (liikekumppanin oletuslaskukanava, Posti tai Sähköposti). Postitse lähetettävissä kirjeissä voi valita lähetetäänkön kirjeet 1. lk vai 2. lk postina, värillisenä vai mustavalkoisena. Kirjekuori on C5 kokoa (22,9 cm x 16,2 cm) ja siinä on 9 cm x 6 cm kokoinen ikkuna, jonka etäisyys vasemmasta laidasta on 1,8 cm ja ylälaidasta 1,5 cm. Lähetyspäiväksi tarjotaan kuluvaa päivää mutta sen voi muuttaa tulevaisuuteen mikäli haluaa että kirjeet lähtevät jonain tiettynä päivänä.
Kirjeen tyyppi
Itse kirjeen voi muodostaa 3 eri tavalla. Kirjeen tyyppi -valinta määrittää tavan.
Ensimmäinen tapa on "ProCountorin kirjepohjalle muodostettu", jolloin kirjoitetaan kirjeen otsikko, varsinainen teksti, allekirjoitus ja osoitelähde. Jokin otsikko ja joitain tekstiä on oltava. Tekstissä voi olla tyhjiä rivejä välissä ja rivin alkuun voi tehdä sisennyksiä välilyönnillä. Allekirjoitus ja osoitelähde ovat vapaaehtoisia.
Toinen tapa on "ProCountorin kirjepohjalle muodostettu ja PDF-muotoinen liite". Tällöin kirjeen otsikko, varsinainen teksti, allekirjoitus ja osoitelähde kirjoitetaan kuten ensimmäisessä tavassa. Lisäksi kirjeeseen on mahdollista lisätä PDF-muotoinen liite Valitse tiedosto -painikkeella. Jos yrittää liittää muun tyyppistä tiedostoa tulee virheilmoitus. Liitteen ylä- ja vasemmassa laidassa tulee olla 1 cm marginaali.
Kolmas tapa on "Omalle PDF-kirjepohjalle muodostettu". Tällöin kirjeen otsikko, varsinainen teksti, allekirjoitus ja osoitelähde jätetään tyhjiksi. Valmis PDF-muotoinen kirje käydään hakemassa Valitse tiedosto -painikkeella. Jos yrittää käyttää muun tyyppistä tiedostoa tulee virheilmoitus. Kun kirjettä tekee on huomioitava että ProCountor sijoittaa vastaanottajan osoitteen alkamaan kohdasta joka on 4 cm paperin ylälaidasta ja 2 cm paperin vasemmasta laidasta. Osoitealue ulottuu 10 cm päähän paperin vasemmasta laidasta. Jos tällä alueella on kirjeessä tietoa kirjoittautuu osoite sen päälle. Katso malli. Lisäksi kirjeen jokaisen sivun ylä- ja vasemmassa laidassa tulee olla 1 cm marginaali. Katso toinen malli. Kun PDF-kirjepohjan tekee on syytä varmistaa että paperin kooksi on määritelty A4. Jotkin PDF:n teko ohjelmat olettavat paperin kooksi Letter jolloin lähetettävä kirje joudutaan sovittamaan A4 kokoon.
Hallinnan toimenpide valinnalla muodostetaan liikekumppaneiden hallinta tietoihin valittu toimenpide. Oletus on Joukkokirje, mikäli se on avattu toimenpiteihin.
Painikkeet
Näytä -painikkeen Joukkokirjettä voidaan esikatsella. Jos kirjeen tyyppi on "ProCountorin kirjepohjalle muodostettu" kysytään halutaanko tuloste html- vai PDF -muodossa, muutoin tuloste avataan PDF-muodossa. PDF-muoto vastaa lähtevän kirjeen muotoa. Omaa PDF-kirjepohjaa käytettäessä on ennen lähettämistä syytä käydä katsomassa että osoitetiedot eivät mene kirjeen sisällön päälle.
Lähetä -painiketta painamalla Joukkokirje lähetetään. Lähettämisen jälkeen ohjelma antaa vielä yhteenvedon lähteneiden kirjeiden lukumääristä lähetyskanavittain.