Sisältö
Uusi matka- ja kululasku -näkymä mahdollistaa laskun laatimisen toimittajan ja laskutyypin, sekä otsikko- ja rivitietojen perusteella. Lasku voidaan luoda myös tyhjälle pohjalle.
Katso myös Matka- ja kululaskun teko-ohje.
Uusi matka- ja kululaskunäkymän painikkeet
Luo uusi lasku -painike luo uuden myyntilaskun.
Hae henkilöitä -painikkeella pääsee valitsemaan Henkilörekisteristä matka- ja kululaskulle henkilön.
Laskun toimittaja ja tyyppi -kohdassa valitaan toimittaja Hae toimittaja -painikkeella ja valitaan tositelajiksi joko Matkalasku tai Kululasku. Toimittajarekisterin tietojen perusteella tuodaan laskupohjalle muun muassa osoite, maksuehto, laskukanava, tilinumero ynnä muita tietoja.
Laskun otsikkotiedot -kohdassa valitaan haluttu Laskun päivä. Mikäli toimittajalle on valittu pankkitili tuodaan se, muussa tapauksessa Yrityksen perustiedoista tuodaan ensimmäinen tili. Tietoja täydennetään ja muutetaan tarvittaessa.
Laskun rivitiedot -kohdassa Laskun tuoterivit joko Käytetään matkalaskuria tai Haetaan tuoterekisteristä.
Mikäli Laskun rivitiedoissa -kohdassa valitaan Haetaan tuoterekisteristä, päästään Hae tuotteet -painikkeella valitsemaan Tuoterekisteristä laskulle tuotteet.
Henkilö, jonka matka- tai kululasku laaditaan, haetaan rekisteristä ja painetaan Vie laskupohjalle -painiketta ja valitaan tyypiksi Matka- tai kululasku. Matka- ja kululasku eroavat toisistaan siten, että matkalaskussa on kululaskun ominaisuuksien lisäksi vielä matkaa koskevat tiedot, kuten lähtö-/paluupäivä ja -aika sekä matkan paikkakunnat ja tarkoitus. Matkalaskulta löytyy myös matkalaskuri. Matka- tai kululaskua ei voi tehdä tyhjälle pohjalle eikä asiakkaalle tai toimittajalle.
Jotta henkilö voi tehdä omia matka- ja kululaskuja on hänen tietonsa oltava sekä Henkilörekisterissä Henkilönä, että Yrityksen Käyttäjänä. Molemmista tulee löytyä sama henkilötunnus. Henkilötunnuksen puuttuessa esim. ulkomaalaisilta henkilöiltä, voidaan käyttää 'keinotunnusta' ppkkvv-XX1X miehillä ja ppkkvv-XX2X naisilla. HETU:ksi voidaan syöttää myös pelkkä syntymäaika. Tällöin henkilölle ei voi maksaa palkkaa, mutta voidaan tehdä ja maksaa matka- ja kululaskuja. Mikäli syntymäaika ei ole tiedossa, voi käyttää 'syntymäaikaa' 000000. Yrityksen tiedoissa voidaan määritellä kysytäänkö matka- tai kululaskua tehtäessä ensin halutaanko henkilötunnuksen loppuosa näkyviin laskun tietoihin, piilotetaan aina tai näytetään aina.
Henkilön osoite ym. tietoja täydennetään tarvittaessa. Laskulle annetaan päivämäärä ja täytetään muut tiedot. Jos yrittää tehdä laskua kuukaudelle, jonka arvolisäveroilmoitus on jo tehty, huomauttaa ohjelma siitä tallennuksen yhteydessä.
Matkalaskulle voidaan syöttää useita seliterivejä, mikäli yhdellä laskulla veloitetaan useampi matka.
Lisää seliterivi -painikkeella tehdään uusi tyhjä seliterivi, jolle täydennetään matkan tiedot.
Kopioi seliterivi -painikkeella tehdään valitusta seliterivistä täysin samanlainen kopio, jonka tiedot muokataan halutuiksi.
Poista seliterivi -painikkeella saa valitun seliterivin poistettua.
Matka- ja kululasku -näkymän rivit
Lue lisää Matka- ja kululasku näkymän riveistä.
Tuotehaku
Oletusarvoisesti Matka- ja kululaskuilla käytettävät tuotteet kuten kilometrikorvaukset ja päivärahat on haettava tuoterekisteristä Hae tuote -painikkeella tai Hae tuote koodin avulla -painiketta käyttäen. Mikäli henkilölle on määritelty oletustuotteita, näkyvät ne valmiiksi riveillä. Käytettäville tuoterekisterin tuotteille voidaan määritellä omat oletustiliöinnit.
Käytettäessä Hae tuote -painiketta aukeaa lista, jossa näkyvät rekisteriin syötetyt tuotteet. Siitä etsitään haluttu tuote. Hae tuotteet -painiketta käyttäen voi tarkentaa hakua tuotenimen, -koodin ja -ryhmän avulla. Tuote valitaan klikkaamalla sen riviä. Useamman tuotteen voi valita samalla kertaa käyttäen hyväksi Ctrl- ja Vaihto-näppäimiä. Vie laskulle -painikkeella valitut tuotteet siirtyvät laskulle.
Hae tuote koodin avulla -painiketta käytettäessä aukeaa ikkuna, johon voi syöttää tuotteen koodin. Tämä on nopeampaa kuin rekisteristä haku, mikäli osaa tuotekoodit. Jos sama koodi on kahdella tai useammalla tuotteella, ei koodin avulla lisäämistä voi käyttää.
Kun käytetään vain valmista rekisteriä, siirtyvät matka- ja kululaskuilla laskutetut kilometrikorvaukset ja päivärahat automaattisesti ProCountorin kautta tehtävälle palkkojen vuosi-ilmoitukselle ja näkyvät palkkakortilla. Lisäksi raportointi on selkeämpää kun kulutiedot ovat määrämuotoisia. Rekisteriin päivitetään vuoden vaihtuessa automaattisesti seuraavan vuoden päiväraha, kilometrikorvaus ja ateriakorvaus tuotteiden tiedot. Edellisen vuoden tuotteet ovat käytössä helmikuun loppuun asti. Tuotekoodin alussa olevasta vuosiluvusta tunnistaa minkä vuoden tuotteesta on kyse. Hintana on verohallituksen päätöksen mukainen verosta vapaa enimmäismäärä. Laskua tehtäessä hintaa voi muuttaa jos korvaukseksi on sovittu jotain muuta (esim. joidenkin työehtosopimusten mukaan kilometrikorvaus laskee kun 5000 kilometrin vuotuinen raja ylittyy).
Kopioi rivi -painikeella laskurivejä voidaan myös tarvittaessa kopioida. Ensin valitaan kopioitava rivi ja tämän jälkeen painetaan Kopioi rivi -painiketta, jolloin aukeaa ikkuna, jossa kysytään montako kopiota rivistä halutaan tuottaa. Seuraavaksi kysytään halutaanko Määrä jakaa tasan kaikille riveille. Yksikköhinta on kaikilla riveillä sama.
Poista rivi -painikkeella saa rivin poistettua.
Riippumatta tavasta jolla rivi on tuotettu, voidaan sen tietoja muokata Matkalasku / Kululasku sivulla, lukuunottamatta Ilman ALV, ALV yht. ja Summa sarakkeita. Rivikommentti näkyy laskun tulostettavassa muodossa ja kirjanpitosivulla.
Tuoterivien järjestystä voidaan muuttaa klikkaamalla riviä hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä ja valitsemalla aukeavasta valikosta joko Siirrä yksi ylöspäin tai Siirrä yksi alaspäin. Rivien järjestyksen muuttamisen jälkeen on painettava Tallenna -painiketta, jotta muutos jää voimaan.
Näkyvien selite- ja tuoterivien määrää voidaan muuttaa siirtämällä kursori rivitietojen ylärajakohtaan painikerivin yläpuolella (kursori muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi oikealla kohdalla). Ottamalla rajasta kiinni hiiren vasemmalla painikkeella siirretään rajaa ylös- tai alaspäin. Asetus säilyy muistissa, kunnes selain suljetaan.
Lue lisää Tuotehausta täältä.
Matkalaskuri
Lue lisää Matkalaskurista täältä.
Matka- ja kululaskun yläosan painikkeet
Tallenna -painikkeella laskun tiedot tallennetaan, jolloin lasku jää tilaan Kesken ja sitä voi vielä muokata. Tallennuksen jälkeen lasku on valmiina hyväksyttäväksi/maksuunpantavaksi. Tallennuksen yhteydessä laskun tietojen oikeellisuus tarkistetaan. Jos muokkaa laskun kirjanpitoon vaikuttavia tietoja (tuotteita, summaa, määrää, alvia, yms.) luodaan laskun kirjanpito ja dimensiointi uudestaan oletusarvoilla. Tämän johdosta olisi hyvä tehdä lasku valmiiksi ennenkuin tekee muutoksia sen kirjanpitoon/dimensiointiin.
Tallennuksen jälkeen matka-/kululaskun yläpalkissa näkyy laskun numero ja alapalkissa luonti ja muokkausleimat.
Lähetä kiertoon -painikkeella Kesken -tilassa lasku lähetetään kiertoon eli asiatarkastettavaksi, hyväksyttäväksi ja maksuunpantavaksi. Mikäli matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto on käytössä voidaan matka- ja kululaskulle määritellä maksimissaan Yrityksen perustietojen Lisäasetuksissa määritelty määrä asiatarkastajia ja hyväksyjiä. Oletustarkastajat ja -hyväksyjä voidaan määritellä Yritys tasolla tai Toimittaja ja Henkilö kohtaisesti. Lähteä kiertoon -painikkeella saadaan lähetettyä sähköpostiviesti asiatarkastajille, jos niitä on laskulle määritelty, muutoin viesti lähtee hyväksyjille. Viesti lähetetään niin monta kertaa kuin painiketta painetaan ja lähetys hyväksytään. Jos lasku on aiemmin lähetetty kiertoon huomautetaan siitä. Asiatarkastajien ja hyväksyjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin, jotta muistutuksen voi lähettää. ProCountorista lähtevät muistutusviestit tietyin väliajoin ja jos samalle asiatarkastajalle/hyväksyjälle on useampi muistutus lähdössä kootaan ne samaan sähköpostiviestiin.
Näytä -painikkeella aukeaa matka-/kululasku tulostettavassa muodossa uuteen ikkunaan. Ensin kysytään halutaanko tuloste html- vai PDF -muodossa.
Kopioi -painikkeella syntyy laskunnumeroa, viitettä, laskunpäivää ja eräpäivää lukuun identtinen lasku tilaan Kesken. Kopioidessa on mahdollista muuttaa Tositelajia ja Liikekumppania esim. tehdä kululaskun pohjalta myyntilasku asiakkaalle.
Mitätöi -painikkeella pääse muokattavissa olevia matka- ja kululaskuja mitätöimään. Mitätöidyillä laskuilla ei ole kirjanpitosivua mutta niitä voidaan katsella ja niistä voidaan tehdä kopio.
Liitteet -painikkeella pääsee laskulle liittämään tiedostoja (esim. skannattuja kuitteja tai matkaraportin) sekä katsomaan ja poistamaan olemassa olevia liitteitä. Painike avaa Liitetiedosto-toiminnot -ikkunan josta voi valita toiminnot Lisää, Näytä tai Poista. Mikäli mitään niistä ei haluta tehdä valitaan Peruuta. Valinnat Näytä ja Poista eivät ole käytettävissä mikäli laskulla ei ole liitetiedostoja. Laskulle liitettyjen tiedostojen nimet ja liittämisajat on listattu ikkunan alaosassa.
Liitetiedostoja voi käsitellä, vaikka lasku muuten ei olisi muokattavissa.
Lisää -valinnalla haetaan liitettävä tiedosto. Valinnasta aukeavassa ikkunassa painetaan Selaa / Browse -painiketta ja haettu tiedosto liitetään laskulle painamalla Liitä -painiketta.
Näytä -valinnalla päästään katselemaan laskulle liitettyjä tiedostoja. Mikäli tiedostoja on useampia aukeaa valinnan jälkeen ikkuna jossa alasvetovalikosta pääsee valitsemaan näytettävän tiedoston. Tiedostotyypistä riippuen liitetiedosto aukeaa joko uuteen selainikkunaan tai tietyyn sovellukseen (esim. xls Exceliin ja doc Wordiin). Useampi liitetiedosto voi olla auki samaan aikaan.
Poista -valinnalla päästään poistamaan laskulle liitettyjä tiedostoja. Mikäli tiedostoja on useampia aukeaa valinnan jälkeen ikkuna jossa alasvetovalikosta pääsee valitsemaan poistettavan tiedoston. Suljetulle tilikaudelle tai seurantajaksolle kuuluvalta laskulta ei liitetiedostoa voi poistaa.
Kirjanpito -painike avaa laskun kirjanpitosivun.
Dimensiot -painikkeella pääsee dimensioimaan laskua. ProCountorissa dimensiolla ja nimikkeillä tarkoitetaan kustannuspaikkaa tai seurantakohdetta.
Tarkastaminen -painikkeella pääsee laskun laskun Tarkastaminen -sivulle.
Maksaminen -painikkeella pääsee laittamaan lasku maksuun.
Henkilö -painike avaa Henkilörekisterin Henkilön perustiedot -sivun.
Lisätietoja ja Muistiinpanoja -kenttien perässä on -painike, joka avaa ikkunan tietojen muokkausta varten. Tällöin voidaan käyttää myös rivinvaihtoja. Rivinvaihdot näkyvät kentässä \ -merkkinä. Lisätietojen ja Muistiinpanojen pituutta ei ole rajoitettu.
Lue kuvaus Matka -ja kulutositteiden käsittelystä.
Lue myös tarkemmat tiedot kirjanpitosivuista.
Täältä löydät Henkilökuntaroolilaisen matka- ja kululaskuohjeen.