Kohdassa Palkanlaskenta/Uusi palkkalista -toiminnolla tehdään uusia palkkalistoja.
Palkkalistan tekeminen
Jos yrityksellä on palkanmaksukaudet ja lomapalkkalaskenta käytössä, valitaan Palkanmaksukausi -valikosta oikea kausi ja ohjelma täyttää automaattisesti muut kentät. Kenttien tietoja voi muuttaa.
Palkanmaksukausia käytettäessä tulee palkkakauden alku- ja loppupäivien olla samalla kalenterikuukaudella. Jos yritys ei käytä palkanmaksukausia, uuden palkkalaskelman laatiminen aloitetaan kirjoittamalla ensin palkkalistan nimi, maksupäivä sekä palkkakauden alku- ja loppupäivät sekä palkkalistan päivämäärä. Palkkalistan päivämäärä määrittää sen, mikä tulee palkkojen kp-päiväksi eli esimerkiksi jos palkat maksetaan heinäkuussa, mutta kirjanpito halutaan kesäkuulle, laitetaan palkkalistan päivämäärä kesäkuulle. Tällöin alku- ja loppupäivien ei tarvitse olla samalla kalenterikuukaudella (esim. jos palkkakausi on tasan 2 viikkoa, saattaa alku- ja loppupäivät mennä eri kuukausille).
Lisätietoja -kenttään voidaan kirjoittaa rajattomasti tekstiä, joka näkyy kaikilla palkkalistan palkkalaskelmilla.
Valitse tiedosto -painikkeella voidaan palkkatiedot lukea tiedostosta. Katso ohjeet palkkojen sisäänlukuaineiston tekemiseen.
Kun Uusi palkkalista -sivun yläosan tiedot on täytetty, haetaan henkilöt, joille palkkaa maksetaan Hae henkilöitä -painikkeella. Painike avaa Henkilöiden hakeminen -sivun, jolla on listattu henkilörekisteriin tilinumeron kanssa syötetyt henkilöt. Passiiviset henkilöt eivät ole listalla. Henkilöitä voi hakea nimen, henkilötunnuksen ja henkilöryhmän mukaan. Henkilöt valitaan ruksimalla vasemman puoleisimman sarakkeen laatikko. Valitse kaikki -painikkeella saa kaikki listan henkilöt valittua yhdellä kertaa. Tyhjennä -painike poistaa kaikki valinnat.
Kun henkilöt on valittu painetaan Valitse henkilö(t) -painiketta, jolloin palataan Uusi palkkalista -näkymälle, jossa on listattuna valitut henkilöt. Mikäli valitulla henkilöllä ei ole tehtynä palkkaperustetta, ei häntä listata ja asiasta huomautetaan.
Listan riveillä voidaan henkilöiden palkkalaskelmien tietoja käsitellä (esim. syöttää tuntipalkkalaiselle tuntien määrä Lkm -kenttään). Ei rivejä? -vaihtoehto voidaan valita palkkalaskelmalle, jos henkilö on pitkällä poissaololla eikä saa palkkaa, mutta lomaoikeutta kertyy (esim. äitiysloma). Tällöin palkkalaskelma laaditaan henkilölle ilman rivejä, mutta siten, että lomaoikeuteen vaikuttavat työpäivät jäävät muistiin. Mikäli palkkojen perustietojen Poissaolot -sivulla henkilö on määritelty poissaolevaksi palkkakaudella, tulee ruksi oletusarvoksi.
Listalla voidaan myös muuttaa työnantajamaksujen prosenttiarvoja, esim. silloin, kun syötetään edellisen vuoden palkkoja ja ohjelmassa on jo maksuprosentit muutettu.
Mikäli henkilöllä on palkattomia poissaoloja, jotka eivät kerrytä lomaoikeutta voidaan niiden lukumäärä syöttää Palkattomat poissaolot -kenttään. Kenttään syötetty luku näkyy Palkkalaskelma -sivun Poissaolot -kentässä sekä Lomaoikeusraportin Poissaolot -sarakkeessa. Kentän luku huomioidaan lomapäivien kertymää laskettaessa, joten Lomaan oikeuttavien päivien lukumäärää ei tarvitse muuttaa. Kuukausipalkkalaisella palkattomat poissaolot pienentävät automaattisesti kuukausipalkkaa muuttamalla palkkalaskelmalla Peruspalkkarivin Lkm-sarakkeen arvoa pienemmäksi (4 desimaalin tarkkuus). Lkm-sarakkeen arvoa voi tarvittaessa itse muuttaa.
Poista henkilö -painikkeella voidaan listalta poistaa henkilö.
Kun tiedot ovat kunnossa, painetaan sivun yläreunassa olevaa Tallenna -painiketta.
Mikäli on tekemässä palkkalaskelmia kuukaudelle, jolle on jo tehty TAS-tietoja sisältävä Kausiveroilmoitus, huomattaa ohjelma siitä.
Tallenna -painikkeen painamisen jälkeen palkkalista aukeaa Palkkalista -sivulle. Jos jonkin henkilön palkkalaskelmaa halutaan vielä muokata (esim. ylitöiden vuoksi), valitaan henkilön palkkarivi ja painetaan Henkilön laskelmalle -painiketta. Henkilö voidaan poistaa palkkalistalta painamalla Poista henkilö -painiketta.
Lisää henkilö(t) -painikkeella pääsee palkkalistalle lisäämään henkilöitä. Painike avaa Uusi palkkalaskelma -sivun jossa päästään valitsemaan lisää palkansaajia palkkalistalle. Yksi henkilö voi olla yhdellä listalla vain yhden kerran.
Henkilön palkkalaskelma
Kun on painettu Henkilön laskelmalle -painiketta, aukeaa henkilön Palkkalaskelma -sivu.
Palkkalajien haku -painikkeella päästään palkkalajirekisteristä hakemaan palkkalaskelmalle palkkalajeja. Palkkalajirekisteristä valitaan yksi tai useampi palkkalaji, joka halutaan palkkalaskelmalle lisätä. Useamman palkkalajin voi valita samalla kertaa käyttäen hyväksi Ctrl- ja Vaihto-näppäimiä. Kun palkkalajit on valittu, painetaan Vie palkkariviksi -painiketta.
Palkkalajeja voi etsiä listasta myös palkkalajin nimen, palkkatyypin tai palkkalajiryhmän perusteella. Kun hakukriteerit on annettu, painetaan Hae palkkalajit -painiketta.
Oletusarvoisesti on Käyttöasetuksissa estetty omien palkkalajien käyttäminen. Jos asetusta muutetaan, palkkalajeja voi myös kirjoittaa itse palkkalaskelmalle, mutta suositeltavampaa on käyttää valmiita palkkalajeja. Uusi itse täytettävä palkkalaji lisätään Lisää rivi -painikkeella, joka avaa tyhjän rivin palkkalaskelmalle.
Kopio rivi -painikkeella voi muita kuin perusrivejä kopioida. Painike luo uuden identtisen rivin valitusta rivistä.
Poista rivi -painikkeella voi palkkalaskelmalta poistaa rivejä.
Poista kaikki rivit -painike poistaa myös perusrivit, joita ei voi palkkojen perustiedoissa poistaa. Jos on käytetty Poista kaikki rivit -paineketta, korvautuu se Luo perusrivit -painikkeella, jota painamalla saa perusrivit takaisin.
Rivikohtaisia tietoja voidaan, tietyin rajoituksin, muokata. Tiedot, joita ei voi muokata näkyvät harmaina, paitsi Yhteensä-sarake. Vaikka perusrivejä voidaan poistaa, ei niistä muita kuin Peruspalkka -riviä pääse muokkaamaan. Palkkalajin tekstin voi muokata halutuksi, esim. lisätä tarkentavaa tietoa. Tekstin muuttaminen ei vaikuta raportteihin, kirjanpitoon eikä viranomaisilmoituksiin. Palkkatyyppiä ei voi muuttaa ellei omien palkkalajien käyttö ole sallittu. Jokaisesta palkkatyypistä löytyy ”Muu xxxxx” –palkkalaji, johon voidaan kirjata mitä halutaan. Lukumäärän, Yksikön ja Hinnan (jos ei määritelty Maksu-% ) voi muuttaa sopiviksi. Yhteensä sarakkeen lukuja ei pääse muokkaamaan vaan ne muodostuvat lukumäärän ja hinnan tulosta. Maksu-% voi osalla palkkalajeista muuttaa halutuksi ja se vaikuttaa Hintaan.
Laskelmatiedot -painikkeella saa esiin tai piiloon laskelman alaosassa olevat Laskelmatiedot. Laskelmatiedoissa voidaan muokata nimi- ja osoitetietoja sekä vaihtaa Palkkakanavaa. Lisätietoihin voidaan kirjoittaa rajoittamaton määrä tekstiä joka tulostuu palkkalaskelman yläosaan. Muistiinpanoihin voi kirjoittaa rajoittamaton määrä tekstiä, joka ei näy palkansaajalle, mutta näkyy palkkalaskelman kirjenpitosivulla. Laskelmatietojen oikeanpuoleisessa osiossa voi muokata päivämääriin liittyviä tietoja, kun palkkalaskelma on tehty käyttäen palkkakautta.
Kuukausipalkallisen henkilön ollessa lomalla tulee Lomaan oikeuttavien päivien lkm -kentän arvoa pienentää laskelmalla olevan Lomapalkka, kuukausipalkka -rivin Lkm-kentän arvon verran (=loma-ajan työpäivien lukumäärä). Ennen luvun muuttamista tulee lomapalkkarivit syöttää. Mikäli tuntipalkkalaisella Lkm-sarakkeeseen annetaan Lomapalkka, tuntipalkka riville loma-ajan työpäivien lukumäärä tulee Lomaan oikeuttavien päivien lkm -kentän arvoa pienentään kyseisen luvun verran.
Maksutiedot -painikkeella saa esiin tai piiloon laskelman alaosassa olevat Maksutiedot. Maksutiedoissa näkyy verokorttitiedot, palkkalaskelman brutto- ja nettosumma sekä työnantajamaksujen osuudet.
Laskelma- ja maksutiedot eivät voi olla samaan aikaan näkyvissä.
Tallenna -painikkeella valmiin palkkalaskelman tiedot tallennetaan.
Edellinen ja Seuraava -painikkeilla pääsee selaamaan palkkalistan palkkalaskelmia.
Mikäli on tarvetta laskea negatiivinen palkka, onnistuu se laittamalla Peruspalkan etumerkiksi miinuksen, jolloin muiden perusrivien etumerkit muuttuvat automaattisesti. Muiden kuin perusrivien arvot täytyy käydä itse muuttamassa.
Hyväksytty palkkalista
Kun jokainen listalla oleva palkkalaskelma on valmis, painetaan Hyväksy -painiketta, joka muuttaa jokaisen laskelman tilaksi Hyväksytty. Hyväksytyt laskelmat eivät vielä tule mukaan kausiveroilmoitukselle.
Palauta tilaan kesken -painikkeella saa Hyväksytty -tilassa olevan palkkalistan palautettua tilaan Kesken.
Kun palkkalista on tilassa Hyväksytty, kaikille sillä oleville henkilöille lähetetään palkkalaskelmat Lähetä -painikkeella. Jos Palkkalistojen haun kautta lähetetään palkkalaskelmia, lähetetään tällöin kaikki samalla listalla olevat laskelmat. Puolestaan mikäli halutaan lähettää laskelmia erikseen, onnistuu lähetys kohdasta Palkkalaskelmien haku. Palkkalaskelmia, joiden tila on Lähetetty tai Hyväksytty, voidaan lähettää siis yksitellen Lähetä -painikkeella, joka löytyy Tositteiden haussa hiiren oikeanpuolimmaisen painikkeen kautta. Tällöin ohjelma varmistaa, että halutaanko laskelma lähettää, vaikka se on jo lähetetty.
Mikäli henkilön palkkatietoihin on merkitty palkkakanavaksi Posti, lähtee palkkalaskelma henkilölle postitse Palkkalaskelma -sivun Laskelmatiedot -kohdassa näkyvään osoitteeseen. Oletusarvoisesti kyseinen osoite on sama kuin henkilön liikekumppanirekisterissä oleva osoite. Jos palkkakanavaksi on valittu Ei lähetetä, ei palkkalaskelmaa lähetetä, vaan henkilöt voivat katsoa laskelmaansa ProCountorissa. Jos palkkakanavaksi on valittu sähköposti, lähetetään palkkalaskelma sähköpostitse laskelmatiedoissa olevaan sähköpostiosoitteeseen. Oletusarvoisesti kyseinen osoite on sama kuin henkilön liikekumppanirekisterissä oleva osoite. Palkkalaskelmien tilaksi tulee Lähetetty. Lähetetty -tilassa olevat laskelmat tulevat mukaan kausiveroilmoitukselle. Palkkalaskelman lähetyspäivän näkee Tositteiden haussa hiiren oikeanpuoleisen painikkeen takaa aukevan valikon Laskun tiedot -kohdasta.
Palkkojen maksaminen tapahtuu Tositteiden haun Maksettavien tositteiden haun kautta. Laskelmat saa hakemalla tiedot Tositelajilla Palkka. Tilassa Lähetty olevat palkat päästään maksamaan palkkalistalla näkyvällä Maksaminen -painikkeella.
SEPA-palkat -valinnalla voi laittaa yhden palkkalistan kaikki palkat kerrallaan maksuun. Lue lisää SEPA-palkoista ja maksamisesta.
Kotimaanmaksu -valinnasta siirrytään Tositteiden haun Maksettavien hakuun. Usean palkan voi laittaa samalla kertaa maksuun myös Usean laskun maksaminen -toiminnolla. Palkkoja voi myös maksaa yksitellen samalla tavalla kuin ostolaskuja Maksaminen -toiminnolla. Nettopalkaltaan 0 olevat palkkalaskelmat on merkittävä Maksettu muualla -tilaan Maksaminen -sivulla.
Henkilön laskelmalle -painike avaa Palkkalaskelma -sivun.
Näytä -painikkeesta avautuu henkilön palkkalaskelma tulostettavassa muodossa uuteen ikkunaan. Ensin kysytään halutaanko tuloste html- vai PDF -muodossa. Lue selvitys tulostettavan palkkalaskelman tiedoista.
Palkkalistan kaikki palkkalaskelmat saadaan koottuna ZIP-pakettina hiiren oikeanpuoleisen painikkeen alta löytyvästä Tulostettava ZIP-paketti -valinnasta. Paketissa kukin palkkalaskelma on PDF-muotoisena tulosteena.
Kirjanpito -painikkeesta pääsee katselemaan sekä muokkaamaan palkkalaskelman kirjanpitosivua. Palkkojen hyväksynnän yhteydessä muodostetaan kirjanpitotiliöinnit.
Palkkalista -painikkeesta avautuu palkkalista html-muodossa uuteen selainikkunaan. Palkkalistan voi tulostaa selainikkunan Tiedosto/Tulosta (File/Print) -toiminnolla.