Sisältö
ProCountorin varastohallinta soveltuu yrityksille, jotka tarvitsevat yksinkertaisen ja helppokäyttöisen työkalun varastotapahtumien seurantaan. ProCountorin varastohallinta- ominaisuudella voidaan seurata määriteltyjen tuotteiden varastotapahtumia ja varastosaldoja.
Varastokirjaukset muodostuvat automaattisesti, kun osto- ja myyntilaskuilla käytetään varastotuotteiksi määriteltyjä tuotteita. Varastokirjauksia voidaan tehdä myös käsin. Varastonhallinta ei muodosta kirjanpitotapahtumia vaan kirjaukset vaihto-omaisuuteen ja varastojen muutokseen on tehtävä muistiolla.
Varastotuotteiden määrittely
Ennen kuin varastotapahtumia voi käsitellä, on määriteltävä varastotuotteet. Määrittely tapahtuu tuoterekisterissä yhdistämällä vastaavat osto- ja myyntituotteet. Osto- ja myyntituote muodostavat parin jonka varastosaldo kasvaa käytettäessä ostotuotetta ostolaskulla ja pienenee käytettäessä myyntituotetta myyntilaskulla. Määrittely tehdään tuotteen tuotekortilla. On sama yhdistääkö myyntituotteen ostotuotteeseen vai päinvastoin.
Tuoteparin yhdistäminen tapahtuu painamalla Varastohallinnan vastaava tuote -painiketta. Mikäli tuotteella ei ole vastaavaa tuotetta aukeaa ikkuna jossa valitaan asetetaanko vastaava olemassa oleva tuote vai perustetaanko uusi tuote. Mikäli tuotteella on varastohallinnan vastaava tuote aukeaa ikkuna, jossa valitaan tyhjennetäänkö tuote. Mikäli mitään ei haluta tehdä, valitaan Peruuta.
Aseta tuote -valinnasta aukeaa Tuoterekisteri -hakusivu josta poimitaan haluttu tuote.
Perusta tuote -valinta tekee uuden tuotteen kopioimalla vanhan tuotteen tietoja.
Tyhjennä tuote -valinnalla tuotepari erotetaan toisistaan jolloin tuotteiden varasto tyhjennetään eli varastosaldo nollautuu ja varastotapahtumat poistuvat. Jos varastohallinnan vastaavaa tuotetta halutaan vaihtaa, on ensin erotettava olemassa oleva tuotepari.
Varastotuotteiden varastosaldot näkyvät Tuotteet -sivulla hakutuloslistan oikeassa laidassa. Varastuotteiden saldoja ja tapahtumia pääsee tutkimaan Rekisteriraporteista ja Varaston muutokset -sivulta löytyvällä Varastoraportilla.
Varastotapahtumat laskulta
Kun varastotuotteita käytetään myyntilaskuilla, tulee laskua hyväksyttäessä kysymys, viedäänkö laskutapahtumasta tieto varastohallintaan. Kun varastotuotteita käytetään ostolaskuilla, muodostetaan varastotapahtuma painamalla Tarkastaminen -sivun Päivitä varasto -painiketta. Kun painetaan Päivitä varasto -painiketta Tarkastaminen-näkymällä, tehdään Laskun tapahtumatiedot -osioon Tuotetiedot päivitetty varastonhallintaan -merkintä. Laskun tapahtumatiedot näkyvät Tarkastaminen ja Maksaminen -näkymillä. Varaston voi päivittää milloin vain riippumatta ostolaskun tilasta. Jos painiketta painetaan useamman kerran, poistetaan aiemmin tehty varastotapahtuma ja tehdään uusi. Laskuilta muodostuneilla tapahtumilla käytetään arvonlisäverotonta hintaa, josta on vähennetty alennus.
Tilanteita, joissa myyntilaskuja voi lähettää ilman, että varastohallintatapahtumaa muodostuu, on esim. joukkolasku ja laskuaineiston siirtotiedoston käyttö. Jos ostolaskulla ei paineta Päivitä varasto -painiketta, ei varastohallinnan tapahtumaa muodostu.
Usean laskun tarkastaminen -sivulla ei voi päivittää varastoa. Muistioilla ei voi tehdä varastohallinta tapahtumia.
Mikäli hyväksytyn myyntilaskun palauttaa tilaan Kesken, poistuu kyseiseen laskuun liittyvät tapahtumatiedot varastohallinnasta.
Varaston muutokset ja manuaaliset varastotapahtumat
Varastotuotteiden saldot näkyvät tuoterekisterissä tuotelistan oikeanpuolimaisimmassa sarakkeessa.
Ohjelmavalikon on kohta Varastonhallinta jossa pääsee katsomaan vanhoja varastotapahtumia ja syöttämään uusia varastotapahtumia sekä poistamaa varastotapahtumia jotka ovat tyyppiä Varastotapahtuma.
Varastonhallinta -sivulla pääsee hakemaan tapahtumia halutulta aikaväliltä. Tuote valinnalla saa haettua vain tietyn tuotteen tapahtumia ja Tyyppi valinnalla vain tietyn tyyppisiä tapahtumia. Varaston muutoksia on kolmea tyyppiä: Ostolasku, Myyntilasku ja Varastotapahtuma. Tyyppi valinnalla saadaan haettua vain tietyn tyyppisiä varastotapahtumia. Osto- ja Myyntilasku tyypit muodostuvat laskujen perusteella. Tyyppi Varastotapahtuma syötetään manuaalisesti. Mikäli kyseessä on Myynti- tai Ostolasku tyyppinen tapahtuma näkyy Lisätietoja sarakkeessa laskun numero ja liikekumppanin nimi. Laskuilta muodostuneilla tapahtumilla käytetään aina arvonlisäverotonta hintaa, josta on vähennetty alennus.
Varastonhallinta -sivulta pääsee tekemään uusia Varastotapahtumia painamalla Uusi varastotapahtuma -painiketta.
Poista varastotapahtuma -painikkeella saa poistettua Varastotapahtuman.
Uusi varastotapahtuma -painike avaa Varastotapahtuma -sivun.
Lisää (myynti) tai Lisää (osto) -painikkeilla tehdään uusi Varastotapahtuma. Painikkeet avaavat tuoterekisteri -sivun. Listalla on joko myynti- tai ostotuoterekisteriin määritellyt varastotuotteet. Listalta voi valita useamman tuotteen käyttäen hyväksi Ctrl- ja Vaihto-näppäimiä. Valitse tuote -painikkeella valitut tuotteet siirtyvät tapahtuma riveiksi. Lkm sarakkeeseen kirjoitetaan muutos kappalemäärä ja Hinta sarakkeeseen yksikköhinta. Oletukseksi Hintaan tulee joko myynti- tai ostotuoterekisteriin määritelty hinta, riippuen kumman rekisterin kautta tuotteen on hakenut. Mikäli varaston saldo on kasvanut, on Lkm positiivinen ja mikäli saldo on pienentynyt, on Lkm negatiivinen. Hinta on aina positiivinen.
Useamman Varastotapahtuman voi syöttää samalla kertaan. Sivun ylälaidassa on Lisätietoja -kenttä johon voi kirjoittaa lisätietotekstin, joka tulee kaikille samalla kertaan syötetyille Varastotapahtumille. Päiväys -kenttään annetaan Varastotapahtuman päiväys. Kaikille samalla kertaa syötetyille varastotapahtumille tulee sama päiväys. Oletus on kuluva päivä.
Poista -painikkeella voi poistaa valitun tapahtuman.
Kun tapahtuman tiedot ovat kunnossa painetaan Vie varastoon -painiketta. Tällöin Varaston muutoksiin tulee uusi tyyppiä Varastotapahtuma oleva rivi. Mikäli tapahtumia on samalla kertaa syötetty useampi, Vie varastoon -painike hyväksyy ne kaikki samalla kertaa ja jokaisesta muodostuu oma varastotapahtumarivi. Varastonhallinta -sivulla rivejä ei voi muokata. Mikäli Varaston muutoksissa on virheellisiä Varastotapahtumia, on ne poistettava ja tehtävä uusi Varastotapahtuma tai korjaava Varastotapahtuma.
Varastoraportti
Varastoraportin pääsee ajamaan joko Varastonhallinta -sivulta tai Rekisteriraporteista. Raportilla näkee varastotuotteiden saldot valittuna ajankohtana ja tapahtumat joista saldot muodostuvat.
Vasemmalla ylhäällä olevalla näkymällä näkee varastotuotteiden saldon joko kuluvalla hetkellä tai valitun kuun tai viikon lopussa. Tuotteen arvona käytetään ostotuoterekisteriin syötettyä arvoa.
Oikeanpuoleisessa näkymässä näkee valitun varastotuotteen tapahtumat ja määrän päivittäisen muutoksen valitulta aikaväliltä. Arvona käytetään varastotapahtumalla olevaa arvoa.
Alhaalla on kuvaaja valitun varastotuotteen saldon kehityksestä koko ajalta jolla tuotteella on tapahtumia.
Varastokirjanpito ilman ProCountorin Varastohallintaa
Mikäli ProCountorin varastonhallinta ei ole käytössä voi varastokirjanpidon toteuttaa esimerkiksi seuraavalla tavalla:
Tiedot ostetuista ja myydyistä tuotteista ja niiden määristä kuukausittain saadaan kohdasta Rekisterit / Rekisteriraportit / Tuotemääräraportit löytyvältä Tuotemäärä -raporteilta. Näitä tietoja voi käyttää yksinkertaiseen varastokirjanpitoon ja inventaarilistan tekoon.
Tuotemäärä -raportti tuo kuukausitasolla tiedot myynti- ja ostolaskuilla sekä muistioilla käytetyistä tuoterekisteristä löytyvistä tuotteista. Tietoja voi tarkastella joko tuotteiden määrän tai tuotteiden hinnan mukaan. Tietoja voi tarkastella joko tuote tasolla tai liikekumppanin laskuilla esiintyvät tuotteet -tasolla.
Mikäli osto- ja myyntituotteiden rekisterit on laadittu niin että tietty tuote toisessa vastaa tiettyä tuotetta toisessa rekisterissä ja laskuilla käytetään tuoterekisterin tuoteita saadaan ko. raportilla selville tuotteen osto- ja myyntimäärät kuukausitasolla. Kun tuotteen osto- ja myyntitiedot sekä mahdolliset saldo/inventaaritiedot yhdistää esim. Excelissä saa tiedot tuotteen määrän muutoksista ja nykyisen saldon sekä tuotteista inventaarilistan.