Verkkolaskut

ProCountorin kautta onnistuu verkkolaskujen lähetys sekä vastaanotto. Tällä sivulla kerrotaan muun muassa mitä toimenpiteitä edellyttää se, että verkkolaskuja voi lähettää tai vastaanottaa ohjelman kautta.

Huom! Jos teillä (Itellan verkkolaskuosoitteet) on ongelmia saada verkkolaskuja perille sellaiselle vastaanottajalle, jolla on operaattorina OP, johtuu tämä todennäköisesti Itellan yhdysliikennesopimuksen puuttumisesta. Itellan yhdysliikennesopimuksessa valtuutetaan Itella välittämään OP-Pohjola-ryhmän kautta lähetettäviä tai saapuvia verkkolaskuja. Mikäli teillä on jo sopimus oman pankkinne kanssa verkkolaskujen välityksestä, ette tarvitse yhdysliikennesopimusta vaan tarkistakaa pankista, että reititys on tehty ProCountoriin ja tallentakaa verkkolaskuosoitteet ohjelmaan. Täältä löydät Itellan yhdysliikennesopimuksen valtuutuspohjat.

Mikä on verkkolasku?

Verkkolasku on nykyaikainen, luotettava ja kustannustehokas sähköinen lasku. Verkkolaskun tunnusomainen piirre on automaattisuus. Yritysten välisessä laskutuksessa verkkolasku voidaan siirtää automaattisesti laskuttajan tai palveluntarjoajan järjestelmästä vastaanottajan taloushallinnon tai muuhun järjestelmään.

Verkkolaskuja, joista käytetään myös termiä eInvoice, välittävät verkkolaskuoperaattorit esimerkiksi Itella, Tietoenator, Basware. Tällöin verkkolaskutunnus on yleensä 14 merkkiä pitkä ja muotoa BELRFIxxxxxxxx. Se voi myös olla muotoa TExxxxxx.

Finvoice-verkkolaskuja välittävät pankit. Finvoice on suomalaisten pankkien määrittelemä verkkolaskun esitystapa. Finvoice-verkkolaskuissa verkkolaskutunnuksena käytetään yleensä IBAN-tilinumeroa, joka on muotoa FI99xxxxxxxxxxxxxx (maatunnus FI + tarkastusnumerot + pankkitilin numero). Finvoice-standardi ei tue liitetiedostojen tai laskun kuvan siirtämistä muun tiedon mukana. Kun verkkolasku lähtee ProCountorissa Finvoice-muodossa, laskuun lisätään linkki, jonka kautta vastaanottaja näkee laskun ja sen liitteet PDF-muodossa. Jos lasku lähetetään eInvoice muodossa ja vastaanottajalla on verkkolaskuoperaattorina pankki, lähtee laskun mukana liitetiedostot, mutta kun lasku muutetaan eInvoice -muodosta Finvoice -muotoon operaattorien välillä, eivät liitetiedostot tai tieto niistä siirry eteenpäin eikä näin ollen välity vastaanottajalle.

Verkkolaskutunnusta etsiessäsi voidaan törmätä termiin OVT-tunnus (Organisaatioiden Välinen Tiedonsiirto, englanniksi EDI eli Electronic Data Interchange). Se on Y-tunnuksesta rakennettu tunnus, jota voi myös käyttää verkkolaskutunnuksena. Tunnus on muotoa 003799999999xxxxx (vakio 0037 + Y-tunnus ilman väliviivaa + mahdollinen yhteisön tunnus).

Vastaanottaminen

Miksi?

Verkkolaskuista hyötyy kaikkein eniten laskun vastaanottaja. Lasku kirjautuu automaattisesti järjestelmään tilaan Vastaanotettu, jolloin manuaalista tallennusta ei tarvita ollenkaan. Laskulle syntyy automaattisesti kirjanpitoviennit ostojen oletustileille. Jos lasku kohdistuu Y-tunnusta käyttäen liikekumppanirekisteriin, voidaan käyttää myös liikekumppanikohtaisia oletustiliöintejä.

Tuotekoodilla voidaan automaattisesti kohdistaa verkkolaskuna saapuneen ostolaskun tuotetiedot ostotuoterekisterissä olevaan tuotteeseen. Tämä vaatii sen, että sekä laskulla että rekisterissä on käytetty samaa koodia. Muuten voidaan käsin kohdistaa laskurivi tuoterekisteriin "Kohdista rivi tuoterekisteriin" -painikkeella. Painike on aktiivinen verkkolaskuna ja skannauspalvelun kautta saapuneilla ostolaskuilla, kun ne ovat Vastaanotettu -tilassa.

Jos ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä, lähtee ensimmäiselle asiatarkastajalle automaattisesti sähköposti-ilmoitus tulleesta laskusta.

Verkkolaskuna tulleen laskun kuva näkyy ProCountorissa laskun liitetiedostona. ProCountor voi myös vastaanottaa verkkolaskuja, joissa on useampi liitetiedosto (esim. erilliset PDF-tiedostot laskun kuvasta ja tarkemmasta laskuerittelystä). Se, pystyykö laskuttaja lähettämään useamman liitetiedoston, riippuu laskuttajan ja tämän operaattorin välisistä sopimuksista.

Mikäli saapuneen verkkolaskun päiväys on suljetulla kaudella, tulee laskun päiväykseksi seuraava avoin päivämäärä. Eräpäivä ei tällöin muutu.

Miten?

Kun haluatte vastaanottaa verkkolaskuja, ottakaa yhteyttä omaan toimittajiinne ja ilmoittakaa heille yrityksenne verkkolaskuosoite, operaattori ja OVT-tunnus. Yrityksenne verkkolaskutunnuksen löydätte kohdasta Hallinta/Yrityksen tiedot/Verkkolaskuosoitteet. ProCountoriin voidaan syöttää useita verkkolaskuosoitteita kohtaan Hallinta/Yrityksen tiedot/Verkkolaskuosoitteet.

Jos haluatte jatkossa saada toimittajiltanne verkkolaskuja, täytyy toimittajille siis ilmoittaa omat verkkolaskuosoitteet.

Ilmoituksen voi tehdä tämän esimerkkimallipohjan avulla:

Verkkolaskutiedote.doc

Kirjeen voi kätevästi lähettää valituille toimittajille ProCountorin joukkokirje-toiminnolla, joka löytyy ohjelman kohdasta Rekisterit/Joukkokirje.

Lähettäminen

Miksi?

Verkkolaskun lähettäminen on helppoa ja vaivatonta. Lasku menee nopeasti perille ja on aina oikein ilman manuaalisia vaiheita. Yhä useammat asiakkaat myös toivovat laskuja sähköisessä muodossa, joten silloin on hyvä vastata asiakkaan toiveeseen. ProCountorista lähetettävään verkkolaskuun voidaan liittää yksi tai useampi liitetiedosto. Se, pystyykö laskun saaja vastaanottamaan liitetiedostoja, riippuu tämän järjestelmästä ja käytetyistä operaattoreista.

Jos asiakkaalla on sekä eInvoice että pankilta saatu Finvoice-osoite, käytetään lähetyksessä automaattisesti osoitetta, joka sopii yhteen vastaanottajan kanssa. Eli jos vastaanottajan osoite on Finvoice-osoite, tapahtuu lähetys käyttäen Verkkolaskuosoitteisiin tallennettua Finvoice-osoitetta. Jos vastaanottajan osoite on Itellan tai jonkin muun verkkolaskuoperaattorin (ei pankin) osoite, käytetään lähetyksessä Itellan osoitetta.

Miten?

Kun haluatte lähettää verkkolaskuja asiakkaillenne, selvittäkää vastaanottajan verkkolaskutunnus. Kun tiedätte vastaanottajan verkkolaskutunnuksen, niin valitse ko. asiakkaalle laskukanavaksi Verkkolasku ja kirjaa osoitetiedot laskukanavan alla oleviin kenttiin. Voitte valita laskukanavan laskupohjalla tai voitte syöttää laskukanavan valmiiksi jo asiakasrekisteritietoihin. ProCountorissa vastaanottajan verkkolaskuosoite muodostuu kolmen kentän (Verkkolaskuoperaattori, Verkkolaskutunnus ja OVT-tunnus) tiedoista. Mikäli tiedossa on Verkkolaskutunnus tai OVT-tunnus, etsii ProCountor muiden kenttien tiedot Tieken ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta kyseisen tiedon avulla. Joissakin tilanteissa muodostamme OVT-tunnuksen Y-tunnuksen perusteella, jos OVT-tunnusta ei muuten löydy.

Verkkolasku voidaan lähettää myös henkilöasiakkaan verkkopankkiin kuluttajaverkkolaskulla.

Kenen kanssa

Yrityksiä voi käydä etsimässä Tieken ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta. Kyseisen osoitteiston tietoihin perustuu ProCountorin lista, josta pääsee etsimään liikekumppaneille verkkolaskuosoitteita esimerkiksi Liikekumppanirekisterin Perustietojen TIEKE-painikkeen kautta. Voit olla myös suoraan yhteydessä asiakkaaseesi ja kysyä valmiutta verkkolaskujen vastaanottamiseen.

Kuka välittää

Eräitä verkkolaskuoperaattoreita

(Sampo Pankki Oyj:n vanha tunnus PSPBFIHH on poistunut käytöstä 31.03.2009. Sampo Pankin asiakkaiden tulisi valita uusi verkkolaskuoperaattoritunnus)

Lisätietoja verkkolaskutuksesta

• Ensiaskeleet verkkolaskutukseen -opas (PDF)

• Suomen Pankkyhdistyksen verkkolaskusivut

• Tieken Verkkolaskufoorumi