Sisältö
Tällä sivulla on kerrottu yleisesti asiakaspalvelussa esiintyneitä kysymyksiä ja niiden vastauksia.
Tunnus tai salasana hukassa
1. Miten toimitaan, kun tunnukset tai salasanat ovat hukassa?
Mikäli henkilökohtainen salasana tai salasanalista ovat jostain syystä hukkuneet, ilmoitetaan sähköpostitse (asiakaspalvelu@procountor.com) käyttäjän etu- ja sukunimi tai käyttäjätunnus sekä käyttäjän sähköpostiosoite, jonne salasanat voidaan lähettää.
Ensimmäisellä kirjautumiskerralla käyttäjä ei tarvitse vaihtuvien salasanojen listaa, vaan se luodaan hänelle sisäänkirjautumisen yhteydessä. Käyttäjä saa Tervetuloa -viestin, jonka kuitattuaan näytölle aukeaa vaihtuvien salasanojen lista. Salasanalistan voi kopio / liitä eli copy / paste -toiminnolla siirtää esimerkiksi muistioon eli notepadiin tai Wordiin, josta sen voi tulostaa tai tallentaa levylle.
Maksuliikenne
2. Miten saa maksuliikenneyhteydet käyttöön ja mikä on liiketunnus?
Pankki ja tilinumero on tallennettava ennen pankkiyhteysvaltuutuksen toimittamista pankkiin. Täytä siis ensimmäiseksi tilitiedot kohdassa Hallinta/Yrityksen tiedot/Pankkiyhteydet. Tämän jälkeen toimita pankkiyhteysvaltuutus pankkiisi.
Liiketunnus löytyy pankin kanssa tehdystä sopimuksesta, yleensä se on y-tunnus 9-merkkisenä etunollineen ja ilman tarkistenumeron väliviivaa. Etunollia ei poisteta liiketunnuksesta, paitsi jos liiketunnus on yli 9 merkkiä pitkä. Liiketunnuksen maksimipituus on 10 merkkiä.
3. Onko maksut lähteneet jo pankkiin?
Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa oleva tosite odottaa seuraavaa maksuajoa (kotimaan maksuajot klo 5, 13 ja 16). Siirretty pankkiin -tilassa olevan tositteen aineisto on puolestaan siirtynyt jo pankkiin ja tällöin, jos maksu halutaan peruuttaa, täytyy ensin ottaa yhteys pankkiin. Tämän jälkeen maksumerkintä poistetaan ohjelmasta Maksaminen -sivun Poista maksutapahtuma -painikkeella.
4. Miksi maksut eivät ole lähteneet?
Pankki voi hylätä maksatuksen esimerkiksi virheellisen vastaanottajan tilinumeron tai riittämättömän katteen vuoksi, jolloin maksamista ei tapahdu vaan lasku jää tilaan Siirretty pankkiin. Kohdassa Maksuliikenne/Tiliotteet ja viitemaksut kannattaa tarkistaa näkyykö suoritusta tiliotteella.
Maksupäivä on päivä, jolloin maksuaineisto siirretään pankkiin. Jos laskun maksupäivä on tulevaisuudessa, pysyy lasku Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa, kunnes maksutieto maksupäivän aamuyöstä kello 5 siirretään pankkiin. Jos laskun maksupäivä on kuluva päivä, siirretään maksutieto pankkiin joko kello 13 tai kello 16 riippuen siitä, mihin aikaan lasku on laitettu maksuun. Jos maksaminen on tehty kello 16 siirtoajon jälkeen, siirretään maksutieto pankkiin seuraavan päivän aamuyöstä. Mikäli maksupäivä on kaukana tulevaisuudessa, huomauttaa järjestelmä maksamisen yhteydessä siitä, mutta laskun voi laittaa maksuun. Jos maksupäivä on menneisyydessä, siirretään aineisto pankkiin seuraavassa siirtoajossa. Pikamaksu ja SEPA-palkat siirretään pankkiin maksajan tilin veloituspäivänä.
5. Miksi tiliotteita ei näy ohjelmassa?
- Jos tiliotteita ei ole tullut, syy voi olla siinä, ettei sopimusta tiliotteista ole tehty pankin kanssa tai sopimus tiliotteista on viikoittain tai kuukausittain. Voi myös olla, ettei ole ollut tiliotetapahtumia, jolloin emme lue tyhjiä tiliotteita (ilman tapahtumia) ohjelmaan. Suosittelemme tällöin ottamaan yhteyttä pankkiin asian selvittämiseksi. Voit myös laittaa jonkin laskun maksuun ohjelman kautta ja testata siten yhteyden toimivuutta.
- Noudamme edellisen pankkipäivän tiliotteet pankeista joka arkiaamu.
Laskut ja niiden virheet
6. Miksi laskut eivät aukea ruudulle?
- Mikäli Internet Exploreria käytettäessä on ongelmia saada Excel-, zip- tai pdf-tiedostoja auki koneella, tarkistathan Tiedostojen lataus ja Sallittujen sivujen tallennus -asetukset kuntoon.
7. Miten saa hyväksytyn ostolaskun tilaan Kesken?
Mikäli ostolaskua on hyväksymisen jälkeen vielä tarve muokata tai mitätöidä, saadaan ostolasku tilasta Hyväksytty tilaan Kesken siten, että siirrytään Tositteiden haun Tarkastaminen-painikkeesta ostolaskun Tarkastaminen-näkymälle ja painetaan Poikkeus > Palauta kesken. Jos Palauta kesken -painike ei ole näkymällä aktiivinen, on tosite suljetulla kaudella tai seurantajaksolla, jolloin kausi tai jakso pitää ensin avata kohdasta Hallinta/Kirjanpidon tiedot/Tilikaudet.
8. Lähetin vahingossa myyntilaskun, jossa huomasin lähetyksen jälkeen olevan virheitä. Miten toimin?
Laskun lähetystä ei voi enää mitenkään perua, jos laskun tila on Lähetetty. Myyntilasku -näkymän Muokkaa -painikkeen takaa löytyy Laadi hyvityslasku tai Siirry -painikkeen takaa Erikoistilanteista löytyy Laadi hyvityslasku -valinta, joka käynnistää Hyvityslasku -toiminnon. Laadi hyvityslasku löytyy myös Muokkaa -painikkeen takaa.
Kun tehdään hyvityslasku ostolaskulle, luodaan miinusmerkkinen ostolasku (hyvityslasku) hyvitystä vastaavalla summalla kopioimalla alkuperäinen lasku. Tämän jälkeen merkataan hyvityslasku Maksettu muualla -tilaan sille päivälle, kun suoritus on saatu tilille.
9. Asiakas ilmoittaa, että laskun viivakoodia ei tunnisteta. Miten pitäisi toimia?
ProCountor muodostaa viivakoodin versiolla 2 tai 4 riippuen siitä, onko tilinumero IBAN-muodossa vai ei. Kun tilinumero on IBAN-muodossa, muodostetaan viivakoodi version 4 mukaisesti. Jos asiakas ilmoittaa, ettei laskun viivakoodi toimi, tulisi tarkistaa, osaako laskun vastaanottajan ohjelmisto käsitellä versiolla 4 tehtyä viivakoodia.
Henkilökuntarooli
10. Miksi henkilökuntaroolilainen ei pääse laatimaan itselleen matka- ja kululaskua?
Mikäli pääkäyttäjä ei ole perustanut henkilökuntaroolilaista Henkilörekisteriin, ei henkilökuntaroolilainen pääse laatimaan matka- tai kululaskua. Pääkäyttäjän kannattaa varmistaa, että henkilö on perustettu rekisteriin ja että perustaminen on tehty henkilökuntaroolilaisen oikealla henkilötunnuksella.
Jos henkilökuntaroolilainen yrittää luoda laskua Uusi matka- tai kululasku kohdasta ilman, että hän on syöttänyt henkilötunnustaan Omat tiedot ja asetukset kohtaan, saa hän virheilmoituksen, jossa pyydetään täydentämään henkilötunnus Omiin tietoihin ja asetuksiin. Tilanne korjaantuu, kun käydään syöttämässä henkilötunnus.
Jos tämänkin jälkeen ohjelma herjaa, kannattaa kääntyä pääkäyttäjän puoleen. Pääkäyttäjän pitäisi selvittää, onko uusi henkilö perustettu samalla henkilötunnuksella Henkilörekisteriin kuin mitä henkilökuntaroolilainen on syöttänyt Omat tiedot ja asetukset -kohtaan.
Palkanlaskenta
11. Uudelle työntekijälle määriteltiin Palkansaajien tiedoissa verokortiksi A. Miksi palkkalaskelmalla ennakonpidätysprosentti ei ole sama kuin verokortissa, kun käytetään verokorttityyppiä A?
Kun palkansaajan verokortilla on valittu A -vaihtoehto eli palkkakauden tulorajaan perustuva ennakonpidätys, valitaan ProCountorissa verokorttityypiksi A. Kun verokortin tyyppinä on A, jakaa ohjelma vuositulorajan palkkakauden mukaan.
- Esimerkiksi jos palkanmaksukausi on kuukausi, jaetaan vuosituloraja 12:lla. Mikäli palkkalaskelmalla ennakonpidätyksen alainen ylittää kuukausirajan esimerkiksi 8500/12, ohjelma laskee ylimenevän osuuden lisäprosentilla.
12. Kuinka syötetään muutosverokortti (B) loppuvuodelle, kun verokortissa ei ole mainittuna vuositulorajaa?
B-verokortin laskentatavassa käytetään Vuosituloraja -kenttää kohdassa Palkanlaskenta/Palkansaajien tiedot/Näytä palkkatiedot. Kun B-verokortin omaava henkilö saa muutosverokortin, merkitään rasti kohtaan Muutosverokortti ja annetaan muutosverokortille päivämäärä Verokortin päivämäärä -kenttään. Kun nämä tiedot on täydennetty, laskee ohjelma tulorajan alkamaan muutosverokortin päivämäärästä lähtien.
- Esimerkiksi palkansaaja on saanut muutosverokortin, jossa on tuloraja 10 000 euroa ajalle 1.11. - 31.12.2011. Tällöin ohjelma ei huomioi ennen 1.11. maksettuja palkkoja tulorajassa (Verokortin päivämäärä, rasti Muutosverokortista ja laskentatapa on B).
Täsmäyttäminen
13. Tulos ja tase erottaa, miten toimitaan?
Ensin kannattaa rajata, missä kuukaudessa erotus muodostuu. Tähän hyvä raportti on Raportointi/Täsmäytystyökalut/Kirjanpitotilien tarkistusraportti. Raportilta näkee nopeasti tuloslaskelman ja taseen saldon sekä mahdollisen erotuksen.
- Kun erottava kuukausi on rajattu, suosittelemme tarkistamaan, johtuuko erotus arvonlisäverosta. Tämän voi todeta esimerkiksi vertaamalla Kirjanpitoraporttien kuukauden pääkirjan ALV-erittelyä ALV-laskelman tietoihin.
- Mikäli summat ovat muuttuneet, tarkoittaa se sitä, että ALV-laskelman teon jälkeen on tehty muutoksia arvonlisäveromerkintöihin ja erotus johtuu siitä. Tämä korjataan muodostamalla kuukaudelle uusi ALV-laskelma, joka ottaa mukaan muutokset.