Kun ProCountorin käyttö aloitetaan, tilikausi ja mahdolliset seurantajaksot syötetään kirjanpidon perustietoihin.
- Syötetään avaussaldot ohjelmaan muistiotositteella, jonka nimeksi annetaan esim. Avaussaldot. Jos muistio tehdään laskusivun kautta pääkirjatilinumero tallennetaan tuotenimi-kenttään. Debet-saldot syötetään plussana ja kredit-saldot miinuksena muistion laskusivulle. Muistion kirjanpitosivulla muutetaan oletustiliöinnit. Tätä työtä helpottaa se, kun tuoterivitieto kopioituu muistion "laskusivulta" kirjanpitosivulle riviselitteeksi. Jos muistion tehdään laskusivu ohittaen, syötetään vain kirjanpidon tiliöinnit. Tilinavaus voidaan suorittaa myös kirjanpitoaineiston siirtotiedostolla.
ProCountoria käytetään normaalisti koko ensimmäisen tilikauden ajan.
- Tilien täsmäytykset on syytä suorittaa kuukausittain (1910 - tiliotteen saldo, 1990 - pitäisi olla nolla, 1700 - avoimet myyntilaskut, 2880 - avoimet ostolaskut, kohdistumattomien maksujen tarkistus).
- Otettaessa Raportteja on muistettava päivittää raportointikanta, jotta tuoreimmatkin tapahtumat on varmasti mukana raporteilla.
- Tilinpäätöstä laadittaessa varmistetaan, että kaikki tilit täsmäävät, eli raportointikannan päivityksen jälkeen saldot tarkistetaan kirjanpitoraporttien kautta.
- Kun kaikki on kunnossa, tehdään tilinpäätöskirja käyttäen Tilinpäätöstyökaluja. Ensimmäistä tilinpäätöstä tehtäessä vertailutiedot syötetään tilinpäätöskirjalle käsin.
Kun tilinpäätöskirja on valmis, suljetaan ProCountorissa tehty ensimmäinen tilikausi kirjanpidon perustiedoista. Seuraavan tilikauden avausaldot syntyvät automaattisesti. Samoin syntyy Arkistoon tuloslaskelma, tase, pää- ja päiväkirja sekä tilikartta.
Seuraavan tilikauden avaustositteella näkyy suljetun tilikauden tulos tilillä 2370 Tilikauden tulos joten kyseiselle tilikaudelle syötetään muistio, jossa siirretään päättyneen tilikauden tulos omalle tililleen, eli voiton tiliöinti 2370/2250 ja tappion vastaavasti 2250/2370 tai jaettava osinkona tai muulla tavalla kirjattava pois tilikauden tuloksesta ennen seuraavaa tilinpäätöstä. Tilinpäätöksen yhteydessä ei suljettavan tilikauden tuloksen suhteen tarvitse tehdä mitään kirjauksia vaan ProCountor hoitaa tuloksen käsittelyn automaattisesti.
ProCountoria käytetään normaalisti koko seuraavan tilikauden ajan.
- Jos tilinpäätösvaiheessa joudutaan korjaamaan tiliöintejä ja laatimaan uusia muistiotositteita, on raportointitietokanta muistettava aina päivittää ennen kuin ottaa uusia raportteja ja aina ennen kuin sulkee seurantajaksoja tai tilikausia. Muussa tapauksessa tuoreimmat tapahtumat eivät tule mukaan ja luvut eivät täsmää.